Mục lục bài họcĐang ở d01-b1
Source Documents, Books of Prime Entry and the Accounting Cycle
The accounting cycle
The accounting cycle is the route every transaction takes into the financial statements: a source document is issued or received; the transaction is listed in a book of prime entry (book of original entry, day book); items or totals are posted by double entry to accounts in the ledgers; the accounts are balanced and a trial balance is extracted; year-end adjustments are made and the income statement and statement of financial position are prepared.
Source documents
A sales invoice is issued by the seller (it is the buyer's purchase invoice); a credit note is issued by the seller to reduce the amount owed, usually for returns or an overcharge; a debit note is sent by the buyer to request such a reduction; a statement of account is sent monthly by the seller summarising invoices, credit notes and receipts; cheque counterfoils, paying-in slips, receipts, bank statements and petty cash vouchers support cash movements.
Books of prime entry
The sales journal records credit sales of goods only; the purchases journal records credit purchases of goods for resale only; the sales returns journal and purchases returns journal record returns (from credit notes); the cash book records every receipt and payment through cash and bank; the petty cash book records small cash payments; the general journal records everything that has no day book of its own — non-current assets bought or sold on credit, opening entries, correction of errors, irrecoverable debts written off, drawings of goods, year-end transfers. Every general journal entry carries a narrative explaining the transaction. Amounts in the sales and purchases journals are recorded net of trade discount; trade discount itself is never recorded anywhere.
Chu trình kế toán là đường đi bắt buộc: chứng từ gốc → sổ nhật ký ban đầu → sổ cái (ghi kép) → bảng cân đối thử → báo cáo tài chính. Đề Paper 1 rất hay hỏi bước 1 và 2: giao dịch này sinh ra chứng từ nào và được ghi vào sổ nào trước. Nguyên tắc chọn sổ: hỏi hai câu — có phải mua/bán chịu hàng hoá để bán lại không? có đi qua tiền mặt/ngân hàng không? Nếu là hàng hoá mua/bán chịu thì vào sales/purchases journal (trả lại thì vào returns journal); nếu là tiền thì vào cash book (khoản nhỏ thì petty cash book); mọi thứ còn lại — mua máy móc chịu, sửa lỗi, xoá nợ khó đòi, chủ rút hàng — đều vào general journal và phải có narrative (dòng diễn giải).
Chứng từ đi theo cặp người bán – người mua: cùng một tờ hoá đơn là sales invoice với người bán và purchase invoice với người mua; credit note do người bán phát hành khi nhận hàng trả lại hoặc tính dư; debit note do người mua gửi để đòi giảm nợ. Statement of account chỉ là bảng tóm tắt gửi hằng tháng, không phải chứng từ để ghi sổ (không ghi lại giao dịch đã ghi rồi). Nhớ thêm: sổ nhật ký ghi số sau khi trừ trade discount, và cash sales không bao giờ vào sales journal — nó vào cash book.
Với mỗi giao dịch của Kofi Trading, nêu chứng từ gốc và sổ nhật ký ban đầu.
| Transaction | |
|---|---|
| 1 | Sold goods on credit to Mei Ling, list price 3,200 less 25% trade discount |
| 2 | Bought a delivery van on credit from Sundar Motors, 18,500 |
| 3 | Mei Ling returned damaged goods, list price 400 |
| 4 | Received a cheque from Tan, 1,470, in full settlement of a debt of 1,500 |
| 5 | Owner took goods costing 250 from inventory for personal use |
| 6 | Cash sales 520 paid straight into the bank |
1. Chứng từ: sales invoice (copy). Sổ: sales journal, ghi số sau trade discount $3{,}200\times75\%=2{,}400$; trade discount 800 không xuất hiện ở đâu cả.
2. Chứng từ: purchase invoice của Sundar Motors. Sổ: general journal — đây là non-current asset mua chịu, không phải hàng hoá để bán lại nên không vào purchases journal. Bút toán: Dr Motor vehicles 18,500 / Cr Sundar Motors 18,500, kèm narrative.
3. Chứng từ: credit note do Kofi phát hành. Sổ: sales returns journal, số $400\times75\%=300$ (cùng tỉ lệ trade discount như hoá đơn gốc).
4. Chứng từ: cheque/paying-in slip; remittance advice của Tan. Sổ: cash book, cột bank 1,470 và cột discount allowed 30 bên Nợ.
5. Không có chứng từ thương mại — cần một memorandum. Sổ: general journal: Dr Drawings 250 / Cr Purchases 250 (theo giá vốn, không theo giá bán).
6. Chứng từ: till roll/paying-in slip. Sổ: cash book (cột bank bên Nợ). Đây là cash sale nên không vào sales journal dù vẫn Cr Sales account.
Sales journal tháng 5 của Kofi Trading như sau. Cho biết các bút toán posting: từng dòng và tổng.
| Date | Customer | $ |
|---|---|---|
| 3 May | Mei Ling | 2,400 |
| 11 May | Tan | 1,600 |
| 24 May | Mei Ling | 900 |
| 31 May | Total | 4,900 |
Sales journal không phải tài khoản; nó chỉ là danh sách. Hai loại posting:
Từng dòng → sổ cái bán hàng (sales ledger), Nợ tài khoản khách: Dr Mei Ling 2,400 (3 May), Dr Tan 1,600 (11 May), Dr Mei Ling 900 (24 May). Mei Ling cuối tháng nợ $2{,}400+900=3{,}300$ nếu chưa trả gì.
Tổng → sổ cái chung (general ledger): Cr Sales 4,900, và nếu doanh nghiệp giữ control account thì Dr Sales ledger control 4,900. Tổng Nợ trên các tài khoản khách ($2{,}400+1{,}600+900=4{,}900$) đúng bằng Có trên Sales, nên ghi kép được bảo toàn.
Lỗi hay gặp: ghi Dr Sales/Cr khách (ngược chiều), hoặc trừ sales returns vào tổng sales journal — returns có sổ riêng và được posting riêng (Dr Sales returns / Cr khách).
Đọc xong rồi — làm thử ngay
Bài tập của chương The Accounting Cycle, Double Entry & Books of Prime Entry gồm 14 câu trắc nghiệm và 3 đề tự luận. Đáp án hiện ngay khi chọn, miễn phí.