Mục lục bài họcĐang ở d11-b1
The accounting principles
Why principles exist
Without agreed rules, two accountants could produce two very different sets of accounts from the same transactions — and no reader could trust either.
The principles are what make accounts comparable between businesses and between years.
The ten principles
| business entity | the business is treated as separate from its owner; the owner's personal spending is not a business expense |
| money measurement | only items that can be measured in money are recorded |
| historic cost | assets are recorded at what was actually paid, not at current value |
| going concern | the business is assumed to continue trading for the foreseeable future |
| duality | every transaction has two effects, which is why double entry works |
| matching | income and the expenses that earned it belong in the same period |
| realisation | revenue is recognised when the goods or services change hands, not when cash is paid |
| consistency | the same methods are used from year to year |
| prudence | do not overstate assets or profit; recognise losses as soon as they are likely |
| materiality | only items large enough to affect a decision need separate treatment |
Three whose consequences are most often missed
Money measurement is not just a definition. It means the accounts leave out some of the most valuable things a business has: the skill and loyalty of its staff, the strength of its brand, the quality of its location, the goodwill of its customers.
A business can lose its best salesperson — a real and serious loss — and nothing changes in the accounts. This is why ratio analysis needs non-financial information alongside it.
Realisation settles when a sale counts. A credit sale is recorded on the day the goods are handed over, even though no money has moved and the customer may take two months to pay.
Waiting for the cash would push revenue into the wrong period and break the matching principle.
Going concern is the reason historic cost is acceptable. If a business will keep trading, its machinery will be used, not sold — so what it would fetch at a forced sale is irrelevant.
The moment a business is not a going concern, that changes: assets must then be valued at what they would actually realise, which is usually far less.
Prudence in action
Prudence explains several rules already met:
- inventory at the lower of cost and net realisable value;
- a provision for doubtful debts even before any specific debt has failed;
- no recognition of profit until it is realised.
The asymmetry is deliberate: likely losses are recorded, likely gains are not. Overstating profit misleads far more dangerously than understating it, because it encourages owners to withdraw money the business does not really have.
Vì sao cần nguyên tắc. Không có bộ quy tắc thống nhất, hai kế toán viên có thể lập ra hai bộ báo cáo rất khác nhau từ cùng một mớ giao dịch — và người đọc không tin được bộ nào.
Các nguyên tắc chính là thứ làm cho báo cáo so sánh được giữa các doanh nghiệp và giữa các năm.
Mười nguyên tắc.
- Thực thể kinh doanh — doanh nghiệp được coi là tách rời khỏi người chủ; chi tiêu cá nhân của chủ không phải chi phí doanh nghiệp;
- Thước đo tiền tệ — chỉ những thứ đo được bằng tiền mới được ghi sổ;
- Giá gốc — tài sản được ghi theo số tiền đã thật sự bỏ ra, không theo giá trị hiện tại;
- Hoạt động liên tục — giả định doanh nghiệp tiếp tục hoạt động trong tương lai gần;
- Hai mặt của giao dịch — mỗi giao dịch có hai tác động, và đó là lý do ghi sổ kép hoạt động được;
- Phù hợp — doanh thu và các chi phí tạo ra nó phải nằm trong cùng một kỳ;
- Ghi nhận doanh thu — doanh thu được ghi khi hàng hoá hoặc dịch vụ được chuyển giao, không phải khi nhận tiền;
- Nhất quán — dùng cùng một phương pháp từ năm này sang năm khác;
- Thận trọng — không ghi tài sản hay lãi cao hơn thực tế; ghi nhận khoản lỗ ngay khi nó có khả năng xảy ra;
- Trọng yếu — chỉ những khoản đủ lớn để ảnh hưởng tới một quyết định mới cần xử lý riêng.
Ba nguyên tắc có hệ quả hay bị bỏ sót nhất.
Thước đo tiền tệ không chỉ là một định nghĩa. Nó có nghĩa là báo cáo bỏ sót một số thứ giá trị nhất mà doanh nghiệp đang có: tay nghề và sự gắn bó của nhân viên, sức mạnh thương hiệu, chất lượng vị trí mặt bằng, thiện cảm của khách hàng.
Một doanh nghiệp có thể mất người bán hàng giỏi nhất — một tổn thất có thật và nghiêm trọng — mà không có gì thay đổi trong sổ sách. Đây chính là lý do phân tích tỷ số phải đi kèm thông tin phi tài chính.
Ghi nhận doanh thu quyết định khi nào một giao dịch bán được tính. Một khoản bán chịu được ghi đúng ngày giao hàng, dù chưa có đồng nào chuyển đi và khách có thể mất hai tháng mới trả.
Chờ tới lúc nhận tiền sẽ đẩy doanh thu sang sai kỳ và phá vỡ nguyên tắc phù hợp.
Hoạt động liên tục mới là lý do giá gốc được chấp nhận. Nếu doanh nghiệp còn tiếp tục kinh doanh, máy móc của nó sẽ được sử dụng chứ không đem bán — nên giá bán tháo chạy của nó không liên quan.
Ngay khi doanh nghiệp không còn hoạt động liên tục, điều đó thay đổi: tài sản khi ấy phải được định giá theo số thật sự thu về được, và con số đó thường thấp hơn nhiều.
Nguyên tắc thận trọng trong thực tế. Thận trọng giải thích nhiều quy tắc đã gặp:
- hàng tồn kho ghi theo số thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được;
- lập dự phòng nợ khó đòi ngay cả khi chưa có khoản nợ cụ thể nào hỏng;
- không ghi nhận lãi cho tới khi nó thật sự phát sinh.
Sự bất đối xứng ở đây là cố ý: khoản lỗ có khả năng xảy ra thì ghi, khoản lãi có khả năng xảy ra thì không. Ghi lãi cao hơn thực tế gây hiểu lầm nguy hiểm hơn nhiều so với ghi thấp đi, vì nó khiến chủ doanh nghiệp rút ra số tiền mà doanh nghiệp thật ra không có.
Nêu nguyên tắc áp dụng trong mỗi trường hợp và hệ quả cụ thể của nó: (a) máy móc mua $\$40\,000$ nay đáng $\$55\,000$ nhưng sổ vẫn ghi giá gốc trừ khấu hao; (b) một khoản bán chịu được ghi ngày giao hàng dù hai tháng sau khách mới trả; (c) tiền chợ của chủ không được ghi vào sổ; (d) doanh nghiệp không ghi giá trị đội ngũ nhân viên giỏi.
(a) Nguyên tắc GIÁ GỐC, dựa trên nguyên tắc HOẠT ĐỘNG LIÊN TỤC.
Tài sản được ghi theo số tiền đã thật sự bỏ ra, không theo giá trị hiện tại.
Hệ quả cụ thể: báo cáo tình hình tài chính không cho biết doanh nghiệp đáng giá bao nhiêu nếu đem bán. Phần tăng giá $\$15\,000$ không xuất hiện ở đâu cả.
Vì sao vẫn chấp nhận được: theo nguyên tắc hoạt động liên tục, doanh nghiệp sẽ tiếp tục dùng chiếc máy chứ không đem bán. Nên giá bán của nó không liên quan tới việc điều hành.
Lợi ích đánh đổi: giá gốc là con số khách quan và kiểm chứng được bằng hoá đơn. Giá trị hiện tại thì phải ước tính, và mỗi người ước một khác.
(b) Nguyên tắc GHI NHẬN DOANH THU.
Doanh thu được ghi khi hàng hoá được chuyển giao, không phải khi nhận tiền.
Hệ quả cụ thể: doanh thu và khoản phải thu khách hàng cùng xuất hiện ngay ngày giao hàng, dù chưa có đồng nào chuyển đi.
Vì sao phải làm vậy: chờ tới lúc nhận tiền sẽ đẩy doanh thu sang sai kỳ. Giá vốn của lô hàng đã được tính vào năm nay, nên doanh thu tương ứng cũng phải nằm ở năm nay — đó là nguyên tắc phù hợp.
(c) Nguyên tắc THỰC THỂ KINH DOANH.
Doanh nghiệp được coi là tách rời khỏi người chủ.
Hệ quả cụ thể: chi tiêu cá nhân của chủ không phải chi phí doanh nghiệp, nên nó không được trừ khi tính lãi.
Nếu chủ lấy tiền doanh nghiệp đi chợ, khoản đó là khoản chủ rút ra — trừ vào vốn chủ sở hữu, không đi qua phép tính lãi lỗ.
(d) Nguyên tắc THƯỚC ĐO TIỀN TỆ.
Chỉ những thứ đo được bằng tiền mới được ghi sổ.
Hệ quả cụ thể — và đây là hệ quả nghiêm trọng nhất trong bốn câu: báo cáo bỏ sót một số tài sản giá trị nhất của doanh nghiệp.
Tay nghề và sự gắn bó của nhân viên, sức mạnh thương hiệu, chất lượng vị trí, thiện cảm của khách — không cái nào xuất hiện.
Doanh nghiệp có thể mất người bán hàng giỏi nhất mà không có gì thay đổi trong sổ sách.
Cái giá đánh đổi: nếu cho phép ghi giá trị thương hiệu, mỗi doanh nghiệp sẽ tự cho mình một con số khác nhau và báo cáo mất hết tính khách quan.
Nguyên tắc thận trọng ghi nhận khoản lỗ có khả năng xảy ra nhưng không ghi khoản lãi có khả năng xảy ra. Giải thích ba quy tắc cụ thể áp dụng nó, và vì sao sự bất đối xứng đó là cố ý.
Ba quy tắc cụ thể áp dụng nguyên tắc thận trọng.
Quy tắc một — hàng tồn kho ghi theo số thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được.
Nếu hàng giá gốc $\$500$ nay chỉ bán được $\$300$, khoản lỗ đã xảy ra rồi — doanh nghiệp đang giữ một thứ chỉ đáng $\$300$. Ghi ở $\$500$ sẽ làm cả tài sản lẫn lãi cao hơn thực tế.
Nhưng nếu hàng giá gốc $\$500$ nay bán được $\$700$, ta vẫn ghi $\$500$ — khoản lãi $\$200$ đó chưa thực hiện.
Quy tắc hai — lập dự phòng nợ khó đòi ngay cả khi chưa có khoản nợ cụ thể nào hỏng.
Kinh nghiệm cho thấy sẽ có một tỷ lệ nhất định không đòi được. Thận trọng đòi ghi nhận điều đó trước, thay vì chờ tới lúc chắc chắn mất.
Quy tắc ba — không ghi nhận lãi cho tới khi nó thật sự phát sinh. Một hợp đồng lớn sắp ký không được ghi là doanh thu.
Vì sao sự bất đối xứng là cố ý.
Câu trả lời nằm ở hậu quả của hai loại sai lệch không giống nhau.
Nếu ghi lãi cao hơn thực tế: chủ doanh nghiệp tin rằng mình đang có nhiều tiền hơn thực tế, nên họ rút ra số tiền doanh nghiệp không thật sự có.
Ngân hàng cho vay dựa trên con số đó. Nhà cung cấp bán chịu dựa trên con số đó. Người mua trả giá cao dựa trên con số đó.
Khi sự thật lộ ra, tất cả các bên đều thiệt hại, và doanh nghiệp có thể đã bị rút cạn tới mức không cứu được.
Nếu ghi lãi thấp hơn thực tế: chủ doanh nghiệp thận trọng hơn mức cần thiết, giữ lại nhiều tiền hơn, và có thể bỏ lỡ một cơ hội mở rộng.
Đó là một thiệt hại thật, nhưng nó không làm ai phá sản.
Kết luận. Sự bất đối xứng phản ánh một đánh giá thực tế: ghi lãi cao hơn thực tế gây hại nguy hiểm hơn nhiều so với ghi thấp đi.
Nhưng thận trọng không phải là bi quan có chủ đích — cố tình ghi tài sản thấp hơn nhiều so với thực tế cũng là làm sai lệch báo cáo, chỉ theo chiều ngược lại.
Đọc xong rồi — làm thử ngay
Bài tập của chương Accounting Principles and Policies gồm 14 câu trắc nghiệm và 4 đề tự luận. Đáp án hiện ngay khi chọn, miễn phí.