Mục lục bài họcĐang ở d05-b1
The income statement
Two profits, two questions
The income statement answers two separate questions, and it is built in two sections to keep them apart.
| gross profit | how much was made on buying and selling the goods themselves |
| profit for the year | what is left after running the business |
$$\text{Gross profit} = \text{Revenue} - \text{Cost of sales}$$
$$\text{Profit for the year} = \text{Gross profit} + \text{Other income} - \text{Expenses}$$
Keeping them apart matters: a business can have a healthy gross profit and still make a loss, and the two problems need different fixes — a pricing problem versus an overheads problem.
Cost of sales
$$\text{Cost of sales} = \text{Opening inventory} + \text{Purchases} + \text{Carriage inwards} - \text{Purchases returns} - \text{Closing inventory}$$
Read it as a story rather than a formula: start with what was in stock, add what was bought and what it cost to get it in, take off what was sent back, and take off what is still sitting in the warehouse unsold.
What is left is what actually went out of the door.
That last step is the one to hold on to: closing inventory is deducted because it has not been sold. Its cost belongs to next year, when it will be sold.
Carriage inwards and carriage outwards
This is the pair that decides marks in this chapter.
| carriage inwards | cost of getting goods into the business — part of cost of sales |
| carriage outwards | cost of delivering goods to customers — an expense |
The reason is not arbitrary. Carriage inwards is part of what the goods cost to acquire — the goods are not usable until they arrive, so the delivery charge is genuinely part of their cost.
Carriage outwards happens after the sale is made. It is a cost of selling and distributing, not of obtaining, so it sits with rent and wages below the gross profit line.
Putting carriage outwards into cost of sales understates gross profit while leaving profit for the year unchanged — so the error hides in plain sight, and every gross-profit ratio comes out wrong.
Goods taken by the owner
If the owner takes goods for personal use, the entries are debit drawings, credit purchases.
Credit purchases, not sales. No sale took place — nobody paid anything and no revenue was earned. The goods simply left the business at cost.
Recording it as a sale would invent revenue that never existed and overstate both gross profit and profit for the year.
Other income
Amounts such as rent received, commission received and discount received are not revenue from trading, so they are added after gross profit, not included in it.
Hai loại lãi, hai câu hỏi. Báo cáo lãi lỗ trả lời hai câu hỏi tách biệt, và nó được dựng thành hai phần để giữ chúng riêng ra.
- Lãi gộp — kiếm được bao nhiêu từ chính việc mua và bán hàng hoá;
- Lãi trong năm — còn lại bao nhiêu sau khi vận hành doanh nghiệp.
$$\text{Lãi gộp} = \text{Doanh thu} - \text{Giá vốn hàng bán}$$
$$\text{Lãi trong năm} = \text{Lãi gộp} + \text{Thu nhập khác} - \text{Chi phí}$$
Việc tách riêng hai loại lãi rất quan trọng: một doanh nghiệp có thể lãi gộp tốt mà vẫn lỗ, và hai vấn đề đó cần hai cách chữa khác nhau — một bên là chuyện giá bán, bên kia là chuyện chi phí quản lý.
Giá vốn hàng bán.
$$\text{Giá vốn} = \text{Tồn đầu kỳ} + \text{Mua hàng} + \text{Vận chuyển hàng mua} - \text{Hàng mua trả lại} - \text{Tồn cuối kỳ}$$
Hãy đọc nó như một câu chuyện chứ đừng học như công thức: bắt đầu từ hàng có sẵn trong kho, cộng thêm hàng mua vào và chi phí đưa hàng về, trừ đi hàng đã trả lại, rồi trừ đi phần vẫn còn nằm trong kho chưa bán.
Phần còn lại chính là phần đã thật sự đi ra khỏi cửa hàng.
Bước cuối là bước phải nắm chắc: tồn cuối kỳ bị trừ ra vì nó chưa được bán. Giá vốn của nó thuộc về năm sau, khi nó được bán đi.
Vận chuyển hàng mua và vận chuyển hàng bán. Đây là cặp quyết định điểm của chương này.
- Vận chuyển hàng mua — chi phí đưa hàng về doanh nghiệp, thuộc giá vốn hàng bán;
- Vận chuyển hàng bán — chi phí giao hàng tới khách, là một chi phí nằm dưới dòng lãi gộp.
Lý do không hề tuỳ tiện. Vận chuyển hàng mua là một phần của giá phải trả để có được hàng — hàng chưa về tới nơi thì chưa dùng được, nên tiền vận chuyển thật sự là một phần giá vốn của nó.
Vận chuyển hàng bán xảy ra sau khi đã bán xong. Nó là chi phí của việc bán và phân phối, không phải của việc có được hàng, nên nó đứng cùng tiền thuê nhà và tiền lương ở dưới dòng lãi gộp.
Đưa nhầm vận chuyển hàng bán vào giá vốn sẽ làm lãi gộp thấp hơn thực tế trong khi lãi trong năm không đổi — nên sai sót này ẩn rất kỹ, và mọi tỷ số tính từ lãi gộp đều sai theo.
Chủ lấy hàng về dùng riêng. Bút toán là ghi Nợ khoản chủ rút ra, ghi Có mua hàng.
Ghi Có mua hàng, không phải doanh thu. Không có giao dịch bán nào xảy ra cả — không ai trả tiền và không có doanh thu nào được tạo ra. Hàng chỉ đơn giản rời khỏi doanh nghiệp theo giá vốn.
Ghi nó như một khoản bán sẽ bịa ra doanh thu chưa từng tồn tại, làm cả lãi gộp lẫn lãi trong năm cao hơn thực tế.
Thu nhập khác. Các khoản như tiền cho thuê nhận được, hoa hồng nhận được và chiết khấu được hưởng không phải doanh thu từ kinh doanh, nên chúng được cộng vào sau dòng lãi gộp, chứ không tính vào lãi gộp.
Doanh thu $\$180\,000$; tồn đầu kỳ $\$14\,000$; mua hàng $\$96\,000$; vận chuyển hàng mua $\$3\,000$; hàng mua trả lại $\$2\,000$; tồn cuối kỳ $\$17\,000$; vận chuyển hàng bán $\$4\,500$; tiền lương $\$28\,000$; tiền thuê $\$12\,000$; hoa hồng nhận được $\$1\,500$. Tính lãi gộp và lãi trong năm.
Bước 1 — tính giá vốn hàng bán.
$$\text{Giá vốn} = \text{Tồn đầu} + \text{Mua hàng} + \text{Vận chuyển hàng mua} - \text{Trả lại} - \text{Tồn cuối}$$
$$= 14\,000 + 96\,000 + 3\,000 - 2\,000 - 17\,000 = \mathbf{\$94\,000}$$
Chú ý vận chuyển hàng mua $\$3\,000$ nằm ở đây, còn vận chuyển hàng bán $\$4\,500$ thì không.
Bước 2 — tính lãi gộp.
$$\text{Lãi gộp} = 180\,000 - 94\,000 = \mathbf{\$86\,000}$$
Bước 3 — cộng thu nhập khác.
Hoa hồng nhận được $\$1\,500$ không phải doanh thu kinh doanh, nên nó được cộng sau dòng lãi gộp.
$$86\,000 + 1\,500 = \$87\,500$$
Bước 4 — trừ chi phí.
Vận chuyển hàng bán $\$4\,500$; tiền lương $\$28\,000$; tiền thuê $\$12\,000$.
$$\text{Tổng chi phí} = 4\,500 + 28\,000 + 12\,000 = \$44\,500$$
Bước 5 — lãi trong năm.
$$87\,500 - 44\,500 = \mathbf{\$43\,000}$$
Nếu đặt nhầm vận chuyển hàng bán vào giá vốn — hậu quả.
Giá vốn sẽ thành $94\,000 + 4\,500 = \$98\,500$, nên lãi gộp tụt xuống $180\,000 - 98\,500 = \$81\,500$.
Nhưng vì $\$4\,500$ khi đó không còn nằm trong danh sách chi phí nữa, lãi trong năm vẫn đúng $\$43\,000$.
Đó là lý do lỗi này ẩn rất kỹ: con số cuối cùng vẫn khớp, nên người làm bài tưởng đã đúng.
Nhưng tỷ suất lãi gộp sẽ sai: $\dfrac{86\,000}{180\,000} = 47{,}8\%$ so với $\dfrac{81\,500}{180\,000} = 45{,}3\%$ — và mọi phân tích dựa trên nó đều lệch.
Chủ doanh nghiệp lấy hàng trị giá $\$800$ theo giá vốn về dùng cho gia đình. (a) Lập bút toán. (b) Giải thích vì sao ghi Có mua hàng chứ không phải doanh thu. (c) Nêu tác động lên báo cáo lãi lỗ nếu ghi nhầm thành một khoản bán $\$800$.
(a) Bút toán.
Ghi Nợ khoản chủ rút ra $\$800$; Ghi Có mua hàng $\$800$.
(b) Vì sao ghi Có mua hàng chứ không phải doanh thu.
Lý do gốc: không có giao dịch bán nào xảy ra cả.
Một khoản bán đòi hỏi có người mua trả tiền hoặc đồng ý sẽ trả. Ở đây không ai trả gì cả — chủ chỉ lấy hàng ra khỏi kho.
Vì không có tiền vào và không có khoản phải thu nào phát sinh, không có doanh thu nào được tạo ra.
Vì sao lại là mua hàng: tài khoản mua hàng đang chứa toàn bộ hàng doanh nghiệp đã mua về để bán. Nhưng lô hàng $\$800$ này sẽ không được bán — nó đã ra khỏi doanh nghiệp.
Ghi Có mua hàng chính là lấy nó ra khỏi số hàng dành để bán, đúng với thực tế.
Vì sao ghi theo giá vốn: doanh nghiệp chỉ mất đi số tiền đã bỏ ra mua lô hàng đó. Phần lãi lẽ ra kiếm được chưa bao giờ tồn tại, nên không được ghi.
(c) Tác động nếu ghi nhầm thành một khoản bán $\$800$.
Sai thứ nhất — bịa ra doanh thu. Doanh thu sẽ tăng thêm $\$800$ dù không có đồng nào vào doanh nghiệp.
Sai thứ hai — giá vốn không được giảm. Vì không ghi Có mua hàng, lô hàng vẫn nằm trong giá vốn như thể nó đã được bán cho khách.
Hậu quả cộng dồn: lãi gộp cao hơn thực tế $\$800$, và lãi trong năm cũng cao hơn $\$800$.
Sai thứ ba, ở báo cáo còn lại: khoản chủ rút ra bị ghi thiếu $\$800$, nên phần vốn chủ sở hữu cuối kỳ cũng sai.
Nói cách khác, một bút toán ghi sai làm hỏng cả hai báo cáo cùng lúc — và làm doanh nghiệp trông có lãi hơn thực tế.
Đọc xong rồi — làm thử ngay
Bài tập của chương Financial Statements of Sole Traders gồm 14 câu trắc nghiệm và 4 đề tự luận. Đáp án hiện ngay khi chọn, miễn phí.