Mục lục bài họcĐang ở d04-b2
Accruals, prepayments, bad debts and inventory
The accruals principle
Expenses and income belong to the period they relate to, not the period they were paid or received in.
So at the year end, four adjustments may be needed. Two concern expenses, two concern income, and the direction is what gets reversed under pressure.
| accrued expense | used but not yet paid — the business owes it, so it is a liability |
| prepaid expense | paid but not yet used — the business is owed the benefit, so it is an asset |
| accrued income | earned but not yet received — an asset |
| prepaid income | received but not yet earned — a liability |
The reliable way to get the direction right is to ask who owes whom, not to memorise the four lines.
Rent used but unpaid: the business owes the landlord → liability. Rent paid for next year: the landlord owes the business two months of occupancy → asset.
In the income statement, the amount used in the year is charged, whatever was actually paid:
$$\text{Charge for the year} = \text{Paid} + \text{Closing accrual} - \text{Closing prepayment}$$
Irrecoverable debts
An irrecoverable debt is a receivable the business has decided it will never collect. It is written off: debit irrecoverable debts (an expense), credit the customer.
If the customer later pays after all, the recovery is treated as income in the year received.
Provision for doubtful debts — and the rule that decides marks
Some debts are not yet known to be bad, but experience says a percentage will go bad. A provision for doubtful debts recognises this, applying the prudence principle: do not overstate assets or profit.
The provision is shown as a deduction from trade receivables in the statement of financial position.
Only the change in the provision goes to the income statement. This is the rule most often broken.
The reason: the provision is a running balance, not a yearly expense. If last year's provision was $\$800$ and this year's needs to be $\$950$, the business only has to add $\$150$ — the $\$800$ is already there from last year.
Charging the whole $\$950$ would be counting the $\$800$ twice.
- provision increases → the increase is an expense;
- provision decreases → the decrease is an income.
Inventory valuation
Inventory is valued at the lower of cost and net realisable value.
Net realisable value is the expected selling price minus any costs still needed to sell it.
This is prudence again. If goods cost $\$500$ but can now only be sold for $\$300$, the loss has already happened — the business is holding something worth $\$300$. Valuing it at $\$500$ would overstate both the asset and the profit.
Note the rule is not "always the lower figure of the two you are given" without thinking — it is lower of cost and net realisable value, and net realisable value must have the selling costs deducted first.
Nguyên tắc cơ sở dồn tích. Chi phí và thu nhập thuộc về kỳ mà chúng liên quan tới, không phải kỳ mà chúng được chi ra hay nhận về.
Nên cuối năm có thể cần bốn bút toán điều chỉnh. Hai cái về chi phí, hai cái về thu nhập, và chiều mới là chỗ hay bị đảo ngược.
- Chi phí phải trả — đã dùng nhưng chưa trả tiền: doanh nghiệp đang nợ, nên là nợ phải trả;
- Chi phí trả trước — đã trả tiền nhưng chưa dùng: doanh nghiệp được nợ phần lợi ích đó, nên là tài sản;
- Thu nhập phải thu — đã kiếm được nhưng chưa nhận tiền: là tài sản;
- Thu nhập nhận trước — đã nhận tiền nhưng chưa kiếm được: là nợ phải trả.
Cách đáng tin để không lộn chiều là hỏi ai đang nợ ai, chứ không phải học thuộc bốn dòng trên.
Tiền thuê nhà đã ở mà chưa trả: doanh nghiệp đang nợ chủ nhà → nợ phải trả. Tiền thuê đã trả cho năm sau: chủ nhà đang nợ doanh nghiệp hai tháng được ở → tài sản.
Trong báo cáo lãi lỗ, ta ghi số đã dùng trong năm, bất kể thực tế đã chi bao nhiêu:
$$\text{Chi phí tính vào năm} = \text{Đã chi} + \text{Phải trả cuối kỳ} - \text{Trả trước cuối kỳ}$$
Nợ không đòi được. Nợ không đòi được là khoản phải thu mà doanh nghiệp đã xác định sẽ không bao giờ thu được. Nó được xoá sổ: ghi Nợ nợ không đòi được (một khoản chi phí), ghi Có tài khoản khách hàng.
Nếu về sau khách bất ngờ trả, khoản thu hồi được coi là thu nhập của năm nhận được tiền.
Dự phòng nợ khó đòi — và quy tắc quyết định điểm. Một số khoản nợ chưa biết chắc là mất, nhưng kinh nghiệm cho thấy sẽ có một tỷ lệ nhất định không đòi được. Dự phòng nợ khó đòi ghi nhận điều đó, theo nguyên tắc thận trọng: không được ghi tài sản hay lãi cao hơn thực tế.
Khoản dự phòng được trình bày như một khoản trừ khỏi phải thu khách hàng trên báo cáo tình hình tài chính.
Chỉ phần thay đổi của khoản dự phòng mới đi vào báo cáo lãi lỗ. Đây là quy tắc bị vi phạm nhiều nhất.
Lý do: khoản dự phòng là một số dư chạy dài, không phải một khoản chi phí phát sinh hằng năm. Nếu dự phòng năm trước là $\$800$ và năm nay cần $\$950$, doanh nghiệp chỉ phải bù thêm $\$150$ — vì $\$800$ đã có sẵn từ năm ngoái.
Ghi cả $\$950$ là tính khoản $\$800$ hai lần.
- dự phòng tăng → phần tăng là chi phí;
- dự phòng giảm → phần giảm là thu nhập.
Định giá hàng tồn kho. Hàng tồn kho được ghi theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán dự kiến trừ đi mọi chi phí còn phải bỏ ra để bán được nó.
Đây lại là nguyên tắc thận trọng. Nếu hàng có giá gốc $\$500$ nhưng nay chỉ bán được $\$300$, thì khoản lỗ đã xảy ra rồi — doanh nghiệp đang giữ một thứ chỉ đáng $\$300$. Ghi nó ở $\$500$ sẽ làm cả tài sản lẫn lãi cao hơn thực tế.
Chú ý quy tắc không phải là “cứ lấy số nhỏ hơn trong hai số đề cho” một cách máy móc — nó là số thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được, mà giá trị thuần thì phải trừ chi phí bán trước đã.
Doanh nghiệp trả $\$14\,400$ tiền thuê nhà trong năm. Cuối năm còn nợ $\$1\,200$ tiền thuê tháng $12$, và đã trả trước $\$2\,400$ cho hai tháng đầu năm sau. (a) Tính chi phí thuê nhà tính vào năm nay. (b) Nêu hai khoản điều chỉnh thuộc loại nào trên báo cáo tình hình tài chính. (c) Giải thích cách xác định chiều mà không cần học thuộc.
(a) Chi phí thuê nhà tính vào năm nay.
$$\text{Chi phí tính vào năm} = \text{Đã chi} + \text{Phải trả cuối kỳ} - \text{Trả trước cuối kỳ}$$
$$= 14\,400 + 1\,200 - 2\,400 = \mathbf{\$13\,200}$$
Vì sao cộng khoản phải trả: doanh nghiệp đã ở tháng $12$ nên đã hưởng lợi ích, dù chưa trả tiền. Chi phí đó thuộc về năm nay.
Vì sao trừ khoản trả trước: $\$2\,400$ đó mua quyền ở của năm sau. Nó không được tính vào năm nay dù tiền đã ra khỏi túi.
Đây chính là nguyên tắc cơ sở dồn tích: chi phí thuộc về kỳ nó liên quan tới, không phải kỳ nó được chi ra.
(b) Phân loại hai khoản điều chỉnh.
Tiền thuê còn nợ $\$1\,200$ → chi phí phải trả, là nợ phải trả.
Nó xuất hiện ở phần nợ ngắn hạn trên báo cáo tình hình tài chính.
Tiền thuê trả trước $\$2\,400$ → chi phí trả trước, là tài sản.
Nó xuất hiện ở phần tài sản ngắn hạn.
(c) Cách xác định chiều mà không học thuộc: hỏi “ai đang nợ ai?”
Với khoản $\$1\,200$: doanh nghiệp đã ở tháng $12$ mà chưa trả tiền. Vậy doanh nghiệp đang nợ chủ nhà.
Thứ mình đang nợ người khác là nợ phải trả. Xong.
Với khoản $\$2\,400$: doanh nghiệp đã trả tiền cho hai tháng chưa ở. Vậy chủ nhà đang nợ doanh nghiệp hai tháng được ở.
Thứ người khác nợ mình là tài sản. Xong.
Vì sao cách này đáng tin hơn: bốn loại điều chỉnh — phải trả, trả trước, thu nhập phải thu, thu nhập nhận trước — rất dễ lẫn khi học thuộc, vì hai chữ “trước” và “phải” xuất hiện ở cả hai phía.
Nhưng câu hỏi “ai nợ ai” luôn cho ra đáp án đúng, kể cả với hai loại về thu nhập: tiền học phí nhận trước của học kỳ sau nghĩa là trung tâm đang nợ học viên các buổi học → nợ phải trả.
Cuối năm trước, dự phòng nợ khó đòi là $\$800$. Năm nay phải thu khách hàng là $\$47\,500$, trong đó có $\$500$ đã xác định không đòi được. Doanh nghiệp lập dự phòng bằng $2\%$ phải thu còn lại. (a) Tính khoản dự phòng cần có. (b) Nêu số đưa vào báo cáo lãi lỗ. (c) Giải thích vì sao không đưa cả số dư vào. (d) Nêu cách trình bày trên báo cáo tình hình tài chính.
(a) Khoản dự phòng cần có.
Bước 1 — xoá khoản nợ không đòi được trước đã.
$$47\,500 - 500 = \$47\,000$$
Bước này bắt buộc và hay bị bỏ qua: khoản $\$500$ đã chắc chắn mất, nên nó được xoá sổ hẳn như một khoản chi phí riêng. Không được lập dự phòng cho một khoản đã biết chắc là mất.
Bước 2 — lập dự phòng trên số còn lại.
$$47\,000 \times 2\% = \mathbf{\$940}$$
(b) Số đưa vào báo cáo lãi lỗ.
Dự phòng năm trước: $\$800$. Dự phòng cần có: $\$940$.
$$940 - 800 = \mathbf{\$140}$$
Chỉ $\$140$ được ghi vào báo cáo lãi lỗ, như một khoản chi phí.
(Bên cạnh đó, khoản nợ không đòi được $\$500$ cũng vào báo cáo lãi lỗ, nhưng đó là một khoản riêng biệt.)
(c) Vì sao không đưa cả $\$940$ vào.
Khoản dự phòng là một số dư chạy dài, không phải một khoản chi phí phát sinh mới mỗi năm.
Số $\$800$ đã được ghi vào báo cáo lãi lỗ của năm ngoái rồi. Nó vẫn đang nằm đó trên sổ.
Năm nay doanh nghiệp chỉ cần nâng số dư từ $\$800$ lên $\$940$, tức chỉ phải bù thêm $\$140$.
Ghi cả $\$940$ là tính khoản $\$800$ hai lần, làm lãi năm nay bị báo thấp đi $\$800$.
Chiều ngược lại cũng đúng: nếu năm nay dự phòng chỉ cần $\$700$, tức giảm $\$100$, thì $\$100$ đó được ghi là thu nhập chứ không phải chi phí.
(d) Trình bày trên báo cáo tình hình tài chính.
Ở phần tài sản ngắn hạn:
Phải thu khách hàng: $\$47\,000$
Trừ dự phòng nợ khó đòi: $(\$940)$
$$= \mathbf{\$46\,060}$$
Chú ý điểm này: cả số dư $\$940$ vẫn xuất hiện — nhưng ở báo cáo tình hình tài chính, dưới dạng khoản trừ. Chỉ phần thay đổi mới đi vào báo cáo lãi lỗ.
Cách trình bày này áp dụng nguyên tắc thận trọng: không ghi tài sản cao hơn số thật sự kỳ vọng thu được.
Đọc xong rồi — làm thử ngay
Bài tập của chương Adjustments to Financial Statements gồm 14 câu trắc nghiệm và 5 đề tự luận. Đáp án hiện ngay khi chọn, miễn phí.