Mục lục bài họcĐang ở d05-b2
The statement of financial position
What it shows
The statement of financial position is a snapshot at one moment — what the business owns and owes on one specific date.
That is the key difference from the income statement, which covers a period. An income statement says "during the year"; a statement of financial position says "as at 31 December".
The four sections
| non-current assets | kept and used for more than a year — premises, machinery, vehicles, fixtures |
| current assets | expected to be turned into cash within a year — inventory, trade receivables, prepayments, bank, cash |
| current liabilities | due for payment within a year — trade payables, accruals, bank overdraft |
| non-current liabilities | due after more than a year — a long-term bank loan, a mortgage |
Note that the same item can fall either side of the line depending on timing: a loan repayable in eight months is a current liability; the same loan repayable in three years is non-current.
So do not classify by the name of the item — classify by when it falls due.
Order within current assets
Current assets are listed in order of increasing liquidity — hardest to turn into cash first:
inventory → trade receivables → prepayments → bank → cash
The logic: inventory must first be sold, then the receivable must be collected, before there is any cash. Cash is already cash, so it comes last.
The capital section
$$\text{Closing capital} = \text{Opening capital} + \text{Profit for the year} - \text{Drawings}$$
This is where the two statements join: the profit for the year calculated in the income statement is brought into the capital section here.
Because of that link, an error in the income statement flows through into the statement of financial position — which is why the two must be prepared in order.
Working capital
$$\text{Working capital} = \text{Current assets} - \text{Current liabilities}$$
It measures whether the business can pay its short-term debts as they fall due.
Negative working capital is a warning sign: the business owes more within the year than it expects to have available, so it may have to sell a non-current asset or borrow.
The item that appears twice
Closing inventory appears in both statements. This is worth holding on to, because it is often missed.
- in the income statement, it is deducted in cost of sales, because it has not been sold;
- in the statement of financial position, it stands as a current asset, because the business still owns it.
There is no contradiction. Both are saying the same thing from two directions: the goods are still here, so their cost has not yet been charged against profit.
Nó cho thấy điều gì. Báo cáo tình hình tài chính là một bức ảnh chụp tại một thời điểm — doanh nghiệp có gì và nợ gì vào một ngày cụ thể.
Đó là khác biệt then chốt với báo cáo lãi lỗ, vốn bao trùm cả một kỳ. Báo cáo lãi lỗ nói “trong năm”; báo cáo tình hình tài chính nói “tại ngày 31 tháng 12”.
Bốn phần.
- Tài sản dài hạn — giữ lại và sử dụng trên một năm: nhà xưởng, máy móc, xe cộ, bàn ghế;
- Tài sản ngắn hạn — dự kiến chuyển thành tiền trong vòng một năm: hàng tồn kho, phải thu khách hàng, chi phí trả trước, tiền gửi ngân hàng, tiền mặt;
- Nợ ngắn hạn — phải trả trong vòng một năm: phải trả người bán, chi phí phải trả, thấu chi ngân hàng;
- Nợ dài hạn — phải trả sau hơn một năm: khoản vay ngân hàng dài hạn, nợ thế chấp.
Chú ý cùng một khoản mục có thể nằm ở hai phía khác nhau tuỳ vào thời hạn: một khoản vay phải trả sau tám tháng là nợ ngắn hạn; cũng khoản vay đó nhưng trả sau ba năm là nợ dài hạn.
Vậy đừng phân loại theo tên gọi của khoản mục — hãy phân loại theo thời điểm phải trả.
Thứ tự trong tài sản ngắn hạn. Các tài sản ngắn hạn được liệt kê theo thứ tự dễ chuyển thành tiền dần — khó nhất đứng trước:
hàng tồn kho → phải thu khách hàng → chi phí trả trước → tiền gửi ngân hàng → tiền mặt
Lý do: hàng tồn kho phải bán được đã, rồi khoản phải thu phải đòi được, thì mới có tiền. Tiền mặt thì đã là tiền rồi, nên đứng cuối.
Phần vốn chủ sở hữu.
$$\text{Vốn cuối kỳ} = \text{Vốn đầu kỳ} + \text{Lãi trong năm} - \text{Khoản chủ rút ra}$$
Đây là chỗ hai báo cáo nối vào nhau: con số lãi trong năm tính ra ở báo cáo lãi lỗ được đưa sang phần vốn ở đây.
Vì mối nối đó, một sai sót ở báo cáo lãi lỗ sẽ chảy sang báo cáo tình hình tài chính — nên hai báo cáo bắt buộc phải lập theo thứ tự.
Vốn lưu động.
$$\text{Vốn lưu động} = \text{Tài sản ngắn hạn} - \text{Nợ ngắn hạn}$$
Nó đo xem doanh nghiệp có trả nổi các khoản nợ ngắn hạn khi đến hạn hay không.
Vốn lưu động âm là dấu hiệu cảnh báo: doanh nghiệp nợ trong năm nhiều hơn số dự kiến có được, nên có thể phải bán tài sản dài hạn hoặc đi vay.
Khoản mục xuất hiện hai lần. Hàng tồn kho cuối kỳ xuất hiện ở cả hai báo cáo. Điều này đáng nắm chắc vì rất hay bị bỏ sót.
- ở báo cáo lãi lỗ, nó được trừ trong giá vốn, vì nó chưa được bán;
- ở báo cáo tình hình tài chính, nó đứng như một tài sản ngắn hạn, vì doanh nghiệp vẫn đang sở hữu nó.
Không hề mâu thuẫn. Cả hai đang nói cùng một điều từ hai hướng: lô hàng vẫn còn ở đây, nên giá vốn của nó chưa được trừ vào lãi.
Tại ngày $31/12$: nhà xưởng $\$120\,000$; máy móc $\$35\,000$; tồn kho $\$17\,000$; phải thu khách hàng $\$22\,000$; tiền gửi ngân hàng $\$8\,000$; phải trả người bán $\$19\,000$; chi phí phải trả $\$1\,500$; vay ngân hàng trả sau $5$ năm $\$40\,000$; vốn đầu kỳ $\$100\,000$; lãi trong năm $\$43\,000$; chủ rút $\$1\,500$. Phân loại và tính vốn lưu động cùng tổng cộng.
Bước 1 — phân loại theo bốn nhóm.
Tài sản dài hạn: nhà xưởng $\$120\,000$; máy móc $\$35\,000$. Tổng $\$155\,000$.
Tài sản ngắn hạn — xếp theo thứ tự khó chuyển thành tiền dần:
tồn kho $\$17\,000$; phải thu khách hàng $\$22\,000$; tiền gửi ngân hàng $\$8\,000$. Tổng $\$47\,000$.
Nợ ngắn hạn: phải trả người bán $\$19\,000$; chi phí phải trả $\$1\,500$. Tổng $\$20\,500$.
Nợ dài hạn: vay ngân hàng $\$40\,000$.
Chú ý khoản vay được xếp dài hạn vì nó trả sau $5$ năm. Nếu đề nói trả sau tám tháng thì cũng khoản vay đó sẽ là nợ ngắn hạn — phân loại theo thời điểm phải trả, không theo tên gọi.
Bước 2 — vốn lưu động.
$$\text{Vốn lưu động} = 47\,000 - 20\,500 = \mathbf{\$26\,500}$$
Con số dương nghĩa là doanh nghiệp trả nổi các khoản nợ đến hạn trong năm.
Bước 3 — tổng tài sản trừ nợ.
$$155\,000 + 26\,500 - 40\,000 = \mathbf{\$141\,500}$$
Bước 4 — phần vốn chủ sở hữu.
$$\text{Vốn cuối kỳ} = \text{Vốn đầu kỳ} + \text{Lãi trong năm} - \text{Khoản chủ rút ra}$$
$$= 100\,000 + 43\,000 - 1\,500 = \mathbf{\$141\,500}$$
Bước 5 — kiểm. Hai con số ở bước 3 và bước 4 bằng nhau: $\$141\,500$. Báo cáo cân.
Vì sao phép kiểm này đáng tin: nó đến từ chính phương trình kế toán. Nếu hai vế không bằng nhau thì chắc chắn có sai sót — hoặc phân loại nhầm, hoặc bỏ sót một khoản mục.
Chú ý lãi trong năm $\$43\,000$ là con số lấy từ báo cáo lãi lỗ. Đó là mối nối giữa hai báo cáo, và cũng là lý do một sai sót ở báo cáo lãi lỗ sẽ chảy thẳng sang đây.
Một học viên thắc mắc: “Tồn kho cuối kỳ bị trừ trong giá vốn, sao nó lại đứng như một tài sản ở báo cáo kia? Vậy là tính hai lần à?” Giải thích.
Không phải tính hai lần. Hai báo cáo đang nói cùng một điều từ hai hướng.
Ở báo cáo lãi lỗ.
Báo cáo này trả lời câu hỏi: “số hàng đã BÁN ĐI trong năm có giá vốn bao nhiêu?”
Ta bắt đầu từ hàng có sẵn đầu kỳ, cộng hàng mua vào — đó là toàn bộ hàng có thể bán trong năm.
Nhưng không phải tất cả đều bán được. Phần vẫn còn nằm trong kho rõ ràng chưa được bán, nên giá vốn của nó không được trừ vào lãi năm nay.
Trừ tồn cuối kỳ ra chính là làm việc đó.
Ở báo cáo tình hình tài chính.
Báo cáo này trả lời câu hỏi khác hẳn: “tại ngày 31 tháng 12, doanh nghiệp đang có gì?”
Lô hàng đó vẫn nằm trong kho và doanh nghiệp vẫn sở hữu nó. Nó có giá trị và sẽ bán được. Vậy nó đúng là một tài sản.
Vì sao hai điều đó không mâu thuẫn.
Chúng là hai mặt của cùng một sự thật: lô hàng vẫn còn ở đây.
Vì nó còn ở đây nên nó chưa được bán → không trừ vào lãi năm nay. Và cũng vì nó còn ở đây nên nó là tài sản → đứng trên bảng cân đối.
Nếu chỉ làm một trong hai việc thì mới sai.
Nếu quên trừ trong giá vốn: giá vốn cao hơn thực tế nên lãi bị báo thấp đi.
Nếu quên ghi vào tài sản: tài sản bị ghi thiếu và báo cáo không cân.
Nhìn sang năm sau cho rõ hơn. Tồn kho cuối kỳ năm nay trở thành tồn đầu kỳ năm sau, và ở năm sau nó được cộng vào giá vốn.
Nghĩa là giá vốn của lô hàng đó chỉ được tính đúng một lần — vào năm mà nó thật sự được bán. Đó chính là nguyên tắc phù hợp đang làm việc.
Đọc xong rồi — làm thử ngay
Bài tập của chương Financial Statements of Sole Traders gồm 14 câu trắc nghiệm và 4 đề tự luận. Đáp án hiện ngay khi chọn, miễn phí.