Mục lục bài họcĐang ở d03-b1
The trial balance and the six hidden errors
What a trial balance does
A trial balance lists every ledger balance in two columns — debits and credits — and totals them. Under double entry, the two totals should be equal.
Its purpose is to check the arithmetical accuracy of the double entry, and to provide a starting list for preparing the financial statements.
What a trial balance does not do
A trial balance that balances does not prove the books are correct. This is the most important sentence in the chapter.
All it proves is that total debits equal total credits. An entry can be complete, equal, and still entirely wrong — recorded in the wrong account, for the wrong amount in both places, or omitted from both places at once.
There are six errors that leave the trial balance balancing:
| omission | the transaction was left out of the books completely — both sides missing |
| commission | entered in the wrong account of the same type — a sale posted to the wrong customer |
| principle | entered in the wrong type of account — a van bought and posted to motor expenses instead of motor vehicles |
| original entry | the wrong amount was used, but the same wrong amount on both sides |
| reversal | the debit and credit were the right way round for the opposite transaction — the account that should be debited was credited and the other debited |
| compensating | two separate errors of equal amount on opposite sides cancel each other out |
The pair most often confused is commission and principle. The test: ask whether the wrong account is the same type as the right one.
Posting a sale to Ahmed instead of Ali is commission — both are customer accounts. Posting a van to motor expenses is principle — one is a non-current asset, the other an expense. That is a different class of account, and it misstates both the profit and the statement of financial position.
The suspense account
When the trial balance does not balance, the difference is put into a suspense account so that the financial statements can still be prepared while the error is hunted.
Note carefully: a suspense account only arises when the totals disagree. The six errors above never create a suspense account, because with them the totals agreed all along.
Errors that do unbalance the trial balance: entering one side only, entering different amounts on the two sides, or adding a column up wrongly.
As each error is found, a journal entry corrects it and clears part of the suspense balance. When every error is found, the suspense account is zero and closed.
Bảng cân đối thử làm gì. Bảng cân đối thử liệt kê mọi số dư tài khoản vào hai cột — bên Nợ và bên Có — rồi cộng lại. Theo nguyên tắc ghi sổ kép, hai tổng phải bằng nhau.
Mục đích của nó là kiểm tra độ chính xác về mặt số học của việc ghi sổ kép, và cung cấp danh sách khởi đầu để lập báo cáo tài chính.
Bảng cân đối thử không làm được gì.
Bảng cân đối thử khớp không chứng minh sổ sách đúng. Đây là câu quan trọng nhất của cả chương.
Nó chỉ chứng minh tổng bên Nợ bằng tổng bên Có. Một bút toán hoàn toàn có thể đầy đủ, cân bằng, mà vẫn sai hoàn toàn — ghi nhầm tài khoản, ghi sai số tiền ở cả hai bên, hoặc bị bỏ sót ở cả hai bên cùng lúc.
Có sáu loại sai sót mà bảng cân đối thử vẫn khớp:
- Sai sót do bỏ sót — giao dịch bị bỏ ra ngoài sổ hoàn toàn, thiếu cả hai bên;
- Sai sót về tài khoản cùng loại — ghi vào tài khoản sai nhưng cùng loại: một khoản bán ghi nhầm sang khách hàng khác;
- Sai sót về nguyên tắc — ghi vào loại tài khoản khác hẳn: mua một chiếc xe tải mà ghi vào chi phí xe cộ thay vì tài sản phương tiện vận tải;
- Sai sót về số tiền gốc — dùng sai số tiền, nhưng cùng một số sai ở cả hai bên;
- Sai sót do ghi ngược — tài khoản đáng ghi Nợ lại được ghi Có và ngược lại;
- Sai sót bù trừ — hai sai sót riêng biệt bằng nhau ở hai bên ngược nhau triệt tiêu lẫn nhau.
Cặp bị lẫn nhiều nhất là sai sót về tài khoản cùng loại và sai sót về nguyên tắc. Phép kiểm: hỏi xem tài khoản bị ghi nhầm có cùng loại với tài khoản đúng hay không.
Ghi một khoản bán sang khách hàng khác là sai sót về tài khoản cùng loại — cả hai đều là tài khoản khách hàng. Ghi một chiếc xe tải vào chi phí xe cộ là sai sót về nguyên tắc — một bên là tài sản dài hạn, bên kia là chi phí. Đó là hai nhóm tài khoản khác hẳn, và nó làm sai cả lãi lẫn báo cáo tình hình tài chính.
Tài khoản chờ xử lý. Khi bảng cân đối thử không khớp, phần chênh lệch được đưa vào một tài khoản chờ xử lý, để vẫn lập được báo cáo tài chính trong lúc đi truy tìm sai sót.
Chú ý kỹ: tài khoản chờ xử lý chỉ phát sinh khi hai tổng lệch nhau. Sáu loại sai sót ở trên không bao giờ tạo ra tài khoản chờ xử lý, vì với chúng hai tổng vẫn khớp từ đầu.
Các sai sót có làm lệch bảng cân đối thử: chỉ ghi một bên, ghi hai số tiền khác nhau ở hai bên, hoặc cộng sai một cột.
Mỗi khi tìm ra một sai sót, một bút toán điều chỉnh sẽ sửa nó và xoá bớt số dư tài khoản chờ xử lý. Khi tìm hết sai sót, tài khoản chờ xử lý về không và được đóng lại.
Nêu loại sai sót trong mỗi trường hợp và giải thích vì sao bảng cân đối thử vẫn khớp: (a) một khoản bán chịu $\$200$ ghi vào tài khoản Ahmed thay vì Ali; (b) mua xe tải $\$18\,000$ ghi vào chi phí xe cộ; (c) hoá đơn điện $\$95$ ghi thành $\$59$ ở cả hai bên; (d) một khoản bán $\$400$ hoàn toàn không được ghi.
(a) Ghi sang Ahmed thay vì Ali → SAI SÓT VỀ TÀI KHOẢN CÙNG LOẠI.
Bút toán vẫn có đủ một bên Nợ và một bên Có, và số tiền hai bên vẫn bằng nhau — chỉ là bên Nợ nằm ở tài khoản khách hàng sai.
Vì sao bảng cân đối thử vẫn khớp: tổng bên Nợ không đổi, vì $\$200$ vẫn nằm ở bên Nợ, chỉ khác chỗ.
Vì sao gọi là “cùng loại”: Ahmed và Ali đều là tài khoản khách hàng. Tổng phải thu của doanh nghiệp vẫn đúng, chỉ là chia sai cho hai người.
(b) Xe tải ghi vào chi phí xe cộ → SAI SÓT VỀ NGUYÊN TẮC.
Vì sao khớp: vẫn ghi Nợ $\$18\,000$ và ghi Có $\$18\,000$, chỉ là bên Nợ vào sai tài khoản.
Vì sao là “nguyên tắc” chứ không phải “cùng loại”: chi phí xe cộ là tài khoản chi phí, còn phương tiện vận tải là tài sản dài hạn. Đây là hai nhóm tài khoản khác hẳn.
Hậu quả nặng hơn hẳn loại (a): $\$18\,000$ bị trừ vào lãi như một khoản chi phí, nên lãi bị báo thấp đi $\$18\,000$. Đồng thời tài sản dài hạn bị ghi thiếu $\$18\,000$.
Loại sai sót này làm sai cả lãi lẫn báo cáo tình hình tài chính — trong khi loại (a) không làm sai con số tổng nào.
(c) Hoá đơn điện $\$95$ ghi thành $\$59$ ở cả hai bên → SAI SÓT VỀ SỐ TIỀN GỐC.
Vì sao khớp: đây là điểm mấu chốt — cùng một con số sai được dùng ở cả hai bên.
Ghi Nợ $\$59$ và ghi Có $\$59$ thì hai bên vẫn bằng nhau. Bảng cân đối thử không có cách nào biết con số đúng đáng ra là $\$95$.
Chú ý đây là kiểu lỗi đảo chữ số quen thuộc — $95$ thành $59$.
(d) Khoản bán $\$400$ hoàn toàn không được ghi → SAI SÓT DO BỎ SÓT.
Vì sao khớp: giao dịch bị bỏ ra ngoài sổ hoàn toàn, tức thiếu cả bên Nợ lẫn bên Có.
Vì thiếu cân xứng ở cả hai bên, tổng hai cột cùng thiếu $\$400$ — nên chúng vẫn bằng nhau.
Điểm chung của cả bốn. Không trường hợp nào tạo ra tài khoản chờ xử lý, vì tài khoản đó chỉ phát sinh khi hai tổng lệch nhau.
Và đó chính là lý do câu “bảng cân đối thử khớp không chứng minh sổ sách đúng” là câu quan trọng nhất của chương.
Bảng cân đối thử có tổng bên Nợ $\$84\,500$ và tổng bên Có $\$84\,140$. (a) Tính chênh lệch và nêu cách xử lý. (b) Nêu ba loại sai sót có thể gây ra chênh lệch này. (c) Giải thích vì sao sáu loại sai sót đã học không thể là nguyên nhân. (d) Nêu chuyện gì xảy ra với tài khoản chờ xử lý khi tìm hết sai sót.
(a) Chênh lệch và cách xử lý.
$$84\,500 - 84\,140 = \$360$$
Bên Nợ lớn hơn bên Có $\$360$.
Phần chênh lệch được đưa vào một tài khoản chờ xử lý. Vì bên Có đang thiếu, số $\$360$ được ghi vào bên Có của tài khoản chờ xử lý để hai tổng khớp tạm thời.
Mục đích: để doanh nghiệp vẫn lập được báo cáo tài chính đúng hạn trong lúc đi truy tìm sai sót, thay vì phải dừng toàn bộ công việc.
(b) Ba loại sai sót có thể gây chênh lệch.
- Chỉ ghi một bên — bút toán được ghi Nợ nhưng quên ghi Có, hoặc ngược lại;
- Ghi hai số tiền khác nhau ở hai bên — ghi Nợ $\$360$ mà ghi Có $\$630$;
- Cộng sai một cột — bản thân bút toán đúng nhưng phép cộng dồn bị sai.
Điểm chung của cả ba: chúng phá vỡ sự cân xứng giữa hai bên.
(c) Vì sao sáu loại sai sót đã học không thể là nguyên nhân.
Cả sáu loại đó đều giữ nguyên sự cân xứng giữa bên Nợ và bên Có.
Cụ thể: bỏ sót thiếu cả hai bên nên hai tổng cùng giảm; tài khoản cùng loại và nguyên tắc vẫn ghi đủ hai bên, chỉ sai chỗ; số tiền gốc dùng cùng một số sai ở cả hai bên; ghi ngược vẫn có đủ một Nợ một Có; bù trừ thì hai lỗi triệt tiêu nhau.
Vì hai tổng chưa bao giờ lệch, không có gì để đưa vào tài khoản chờ xử lý.
Đó là lý do tài khoản chờ xử lý chỉ phát sinh khi hai tổng lệch nhau — và cũng là lý do một bảng cân đối thử khớp vẫn có thể chứa sai sót.
(d) Khi tìm hết sai sót.
Mỗi khi tìm ra một sai sót, một bút toán điều chỉnh được lập để sửa nó, và bút toán đó xoá bớt một phần số dư tài khoản chờ xử lý.
Khi tìm ra toàn bộ sai sót, tài khoản chờ xử lý về không và được đóng lại.
Nếu sau khi sửa hết mà tài khoản chờ xử lý vẫn còn số dư, nghĩa là vẫn còn sai sót chưa tìm ra.
Đọc xong rồi — làm thử ngay
Bài tập của chương Verification of Accounting Records gồm 14 câu trắc nghiệm và 4 đề tự luận. Đáp án hiện ngay khi chọn, miễn phí.