Mục lục bài họcĐang ở d08-b1
Clubs and societies
A different purpose needs different words
A club exists to serve its members, not to make money for owners. The accounting is the same in structure but the vocabulary changes, and examiners test the vocabulary.
| business | club |
| profit / loss | surplus / deficit |
| capital | accumulated fund |
| income statement | income and expenditure account |
The change is not cosmetic. Calling the result a "profit" would suggest the club is trying to make money out of its own members, which is exactly what it is not doing.
Two accounts that are easily confused
| receipts and payments account | a summary of the cash book — every amount of cash in and cash out, whatever period it relates to |
| income and expenditure account | the club's equivalent of an income statement, prepared on the accruals basis — income and expenses belonging to this year |
The difference is exactly the difference between cash and accruals.
Three consequences follow, and each one is a marked point:
- the receipts and payments account includes subscriptions received for next year; the income and expenditure account excludes them;
- the receipts and payments account excludes subscriptions owing; the income and expenditure account includes them;
- the receipts and payments account includes the purchase of equipment in full; the income and expenditure account includes only the depreciation.
Subscriptions
Subscriptions are the club's main income, and they are the usual place adjustments are tested.
$$\text{Subscriptions for the year} = \text{Received} - \text{Opening owing} + \text{Closing owing} + \text{Opening in advance} - \text{Closing in advance}$$
Rather than memorise that, use the same test as for accruals in a business — ask who owes whom:
- subscriptions owing — the member owes the club, so it is an asset;
- subscriptions in advance — the club owes the member a year of membership, so it is a liability.
Trading activities
Many clubs run a bar, a shop or a café. These are trading activities, so a small trading account is prepared for each:
$$\text{Profit from the bar} = \text{Bar takings} - \text{Cost of bar sales} - \text{Bar expenses}$$
Only the profit is then carried into the income and expenditure account as income. The takings and the costs do not appear separately there.
The reason: the club is not in business to sell drinks. The bar is a sideline, and what matters to members is how much it contributed, not its turnover.
The accumulated fund
$$\text{Closing accumulated fund} = \text{Opening accumulated fund} + \text{Surplus}$$
Compare with a sole trader's capital. There is no drawings line, because a club has no owner to take money out — any surplus stays in the club for the members' benefit.
Mục đích khác nhau thì dùng từ khác nhau. Câu lạc bộ tồn tại để phục vụ hội viên, không phải để kiếm tiền cho chủ sở hữu. Kế toán về cấu trúc vẫn như cũ nhưng thuật ngữ thay đổi, và đề thi kiểm tra đúng phần thuật ngữ đó.
- doanh nghiệp gọi là lãi / lỗ; câu lạc bộ gọi là thặng dư / thâm hụt;
- doanh nghiệp có vốn chủ sở hữu; câu lạc bộ có quỹ tích luỹ;
- doanh nghiệp lập báo cáo lãi lỗ; câu lạc bộ lập báo cáo thu chi.
Việc đổi từ không phải chuyện hình thức. Gọi kết quả là “lãi” sẽ ngụ ý câu lạc bộ đang kiếm tiền từ chính hội viên của mình — đúng cái nó không làm.
Hai loại sổ rất dễ lẫn.
- Sổ thu chi — bản tóm tắt sổ quỹ: mọi khoản tiền vào và tiền ra, bất kể chúng thuộc kỳ nào;
- Báo cáo thu chi — tương đương báo cáo lãi lỗ của doanh nghiệp, lập theo cơ sở dồn tích: các khoản thu và chi thuộc về năm nay.
Khác biệt giữa chúng đúng bằng khác biệt giữa tiền mặt và dồn tích.
Ba hệ quả kéo theo, và mỗi hệ quả là một ý được chấm điểm:
- sổ thu chi có hội phí thu cho năm sau; báo cáo thu chi loại nó ra;
- sổ thu chi không có hội phí còn nợ; báo cáo thu chi tính vào;
- sổ thu chi ghi toàn bộ tiền mua thiết bị; báo cáo thu chi chỉ ghi phần khấu hao.
Hội phí. Hội phí là nguồn thu chính của câu lạc bộ, và đây là chỗ đề thi hay kiểm tra các bút toán điều chỉnh.
$$\text{Hội phí của năm} = \text{Đã thu} - \text{Nợ đầu kỳ} + \text{Nợ cuối kỳ} + \text{Thu trước đầu kỳ} - \text{Thu trước cuối kỳ}$$
Thay vì học thuộc công thức đó, hãy dùng đúng phép kiểm đã học ở phần dồn tích — hỏi ai đang nợ ai:
- hội phí còn nợ — hội viên đang nợ câu lạc bộ, nên đó là tài sản;
- hội phí thu trước — câu lạc bộ đang nợ hội viên một năm hội viên, nên đó là nợ phải trả.
Hoạt động kinh doanh phụ. Nhiều câu lạc bộ có quầy bar, cửa hàng hoặc quán ăn. Đây là hoạt động kinh doanh, nên mỗi hoạt động được lập một tài khoản kinh doanh nhỏ riêng:
$$\text{Lãi từ quầy bar} = \text{Doanh thu bar} - \text{Giá vốn hàng bar} - \text{Chi phí bar}$$
Chỉ có khoản lãi đó được đưa sang báo cáo thu chi như một khoản thu nhập. Doanh thu và các chi phí không xuất hiện riêng lẻ ở đó.
Lý do: câu lạc bộ không tồn tại để bán nước. Quầy bar là một hoạt động phụ, và điều hội viên quan tâm là nó đóng góp được bao nhiêu, không phải doanh thu của nó là bao nhiêu.
Quỹ tích luỹ.
$$\text{Quỹ tích luỹ cuối kỳ} = \text{Quỹ tích luỹ đầu kỳ} + \text{Thặng dư}$$
So với vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tư nhân: ở đây không có dòng khoản chủ rút ra, vì câu lạc bộ không có chủ sở hữu nào để rút tiền — mọi khoản thặng dư đều ở lại trong câu lạc bộ để phục vụ hội viên.
Hội phí đã thu trong năm $\$18\,600$. Đầu năm: còn nợ $\$800$, thu trước $\$500$. Cuối năm: còn nợ $\$1\,100$, thu trước $\$700$. (a) Tính hội phí thuộc về năm nay. (b) Phân loại hai khoản cuối kỳ. (c) Giải thích cách xác định chiều mà không học thuộc công thức.
(a) Hội phí thuộc về năm nay.
$$\text{Hội phí của năm} = \text{Đã thu} - \text{Nợ đầu kỳ} + \text{Nợ cuối kỳ} + \text{Thu trước đầu kỳ} - \text{Thu trước cuối kỳ}$$
$$= 18\,600 - 800 + 1\,100 + 500 - 700 = \mathbf{\$18\,700}$$
(b) Phân loại hai khoản cuối kỳ.
Hội phí còn nợ $\$1\,100$ → tài sản, xuất hiện ở phần tài sản ngắn hạn.
Hội phí thu trước $\$700$ → nợ phải trả, xuất hiện ở phần nợ ngắn hạn.
(c) Cách xác định chiều: hỏi “ai đang nợ ai?”
Hội phí còn nợ. Hội viên đã dùng câu lạc bộ cả năm mà chưa đóng tiền. Vậy hội viên đang nợ câu lạc bộ.
Thứ người khác nợ mình là tài sản. Và vì phần đó thuộc về năm nay nên nó phải được cộng vào hội phí của năm.
Hội phí thu trước. Hội viên đã trả tiền cho năm sau. Vậy câu lạc bộ đang nợ hội viên một năm hội viên chưa cung cấp.
Thứ mình nợ người khác là nợ phải trả. Và vì phần đó thuộc về năm sau nên nó phải được trừ ra khỏi hội phí của năm nay.
Vì sao hai khoản đầu kỳ có dấu ngược lại. Khoản nợ đầu kỳ $\$800$ đã được tính vào hội phí của năm ngoái rồi. Nếu năm nay thu được nó, ta phải trừ ra để không tính hai lần.
Khoản thu trước đầu kỳ $\$500$ là tiền năm ngoái đã nhận nhưng thuộc về năm nay. Nên bây giờ mới đến lúc cộng vào.
Cách nhớ gọn: mỗi khoản chỉ được tính vào đúng năm nó thuộc về, và công thức chỉ là cách sắp xếp lại nguyên tắc đó.
Trong năm, câu lạc bộ thu $\$18\,600$ hội phí (trong đó $\$700$ là của năm sau), mua bàn ghế $\$4\,000$ (khấu hao $10\%$ một năm), và còn $\$1\,100$ hội phí chưa thu. Nêu ba khoản này xuất hiện thế nào ở mỗi loại sổ, và giải thích khác biệt gốc.
Khác biệt gốc: một bên theo tiền mặt, một bên theo dồn tích.
Sổ thu chi chỉ là bản tóm tắt sổ quỹ: nó ghi mọi khoản tiền vào và tiền ra, bất kể chúng thuộc kỳ nào.
Báo cáo thu chi lập theo cơ sở dồn tích: nó chỉ ghi các khoản thuộc về năm nay, dù tiền đã chuyển hay chưa.
Khoản một — hội phí thu $\$18\,600$, trong đó $\$700$ của năm sau.
Sổ thu chi: ghi toàn bộ $\$18\,600$, vì đó đúng là số tiền đã nhận.
Báo cáo thu chi: loại $\$700$ ra, vì phần đó thuộc về năm sau. Khoản $\$700$ đứng ở bảng cân đối như một nợ phải trả — câu lạc bộ đang nợ hội viên một năm hội viên.
Khoản hai — mua bàn ghế $\$4\,000$.
Sổ thu chi: ghi toàn bộ $\$4\,000$ ở cột chi, vì tiền đã ra khỏi quỹ.
Báo cáo thu chi: chỉ ghi phần khấu hao $4\,000 \times 10\% = \$400$.
Lý do: bộ bàn ghế sẽ được dùng trong nhiều năm, nên chỉ phần giá trị dùng hết trong năm nay mới là chi phí của năm nay. Phần còn lại $\$3\,600$ là tài sản trên bảng cân đối.
Đây chính là nguyên tắc phù hợp, y hệt cách xử lý ở doanh nghiệp.
Khoản ba — hội phí chưa thu $\$1\,100$.
Sổ thu chi: không xuất hiện, vì chưa có đồng nào vào quỹ.
Báo cáo thu chi: được cộng vào, vì hội viên đã dùng câu lạc bộ cả năm nay nên phần thu đó thuộc về năm nay. Nó cũng đứng ở bảng cân đối như một tài sản.
Kết luận: ba khoản này minh hoạ đủ ba kiểu khác biệt — thu trước, chi cho nhiều năm, và chưa thu. Nắm được ba kiểu đó là nắm được toàn bộ khác biệt giữa hai loại sổ.
Đọc xong rồi — làm thử ngay
Bài tập của chương Clubs, Societies and Manufacturing Accounts gồm 14 câu trắc nghiệm và 4 đề tự luận. Đáp án hiện ngay khi chọn, miễn phí.