Mục lục bài họcĐang ở d02-b2
Ledgers, discounts and the imprest system
The ledger is divided into three
| sales ledger | the personal accounts of customers — the trade receivables |
| purchases ledger | the personal accounts of suppliers — the trade payables |
| nominal (general) ledger | everything else — sales, purchases, expenses, assets, capital |
Why divide it at all: a business with $400$ customers would otherwise have one enormous ledger. Splitting it lets different people work on different ledgers at once, makes fraud harder, and makes a particular account faster to find.
Two kinds of discount, treated completely differently
| trade discount | a reduction off the list price, given to another trader or for bulk. It is deducted on the invoice, before the total |
| cash (settlement) discount | a reduction for paying within an agreed time |
Trade discount never appears in the books. This is the rule most often broken.
The reason is simple once seen: the discount is taken off before the invoice total is calculated, so the amount actually charged, actually owed and actually recorded is already the reduced figure. There is nothing left to record.
Goods with a list price of $\$1\,000$ and $20\%$ trade discount are invoiced at $\$800$, and $\$800$ is the only number that enters the books.
Cash discount does appear in the books, and the reason is equally simple: when the sale is made, nobody yet knows whether the customer will pay early. The full amount is recorded, and the discount is recorded later, only if the customer earns it.
Discount allowed is an expense (given to customers); discount received is an income (obtained from suppliers).
The petty cash book and the imprest system
Small payments — postage, taxi fares, tea — are kept out of the main cash book and recorded in the petty cash book, with a petty cash voucher for each.
Under the imprest system, the petty cashier starts each period with a fixed float, say $\$200$. At the end of the period the cashier is reimbursed with exactly the amount spent, restoring the float to $\$200$.
If $\$146$ was spent, the reimbursement is $\$146$ — not $\$200$, and not the $\$54$ remaining.
Why the system is used:
- the cashier can never hold more than the float, which limits any loss;
- cash on hand plus vouchers must always equal the float, so a shortage shows up immediately;
- the main cash book is kept clear of dozens of tiny entries.
Sổ cái được chia làm ba.
- Sổ chi tiết phải thu — tài khoản riêng của từng khách hàng;
- Sổ chi tiết phải trả — tài khoản riêng của từng nhà cung cấp;
- Sổ cái tổng hợp — mọi thứ còn lại: doanh thu, mua hàng, chi phí, tài sản, vốn.
Vì sao phải chia: một doanh nghiệp có $400$ khách hàng mà để chung thì sổ cái sẽ khổng lồ. Chia ra cho phép nhiều người làm trên các sổ khác nhau cùng lúc, khiến gian lận khó hơn, và tìm một tài khoản cụ thể nhanh hơn.
Hai loại chiết khấu, xử lý hoàn toàn khác nhau.
- Chiết khấu thương mại — khoản giảm so với giá niêm yết, dành cho bạn hàng hoặc cho việc mua số lượng lớn. Nó được trừ ngay trên hoá đơn, trước khi ra tổng tiền;
- Chiết khấu thanh toán — khoản giảm thưởng cho việc trả tiền trong thời hạn đã thoả thuận.
Chiết khấu thương mại không bao giờ xuất hiện trong sổ sách. Đây là quy tắc bị vi phạm nhiều nhất.
Lý do rất rõ khi nhìn ra: khoản chiết khấu được trừ trước khi hoá đơn ra tổng tiền, nên số tiền thật sự tính, thật sự nợ và thật sự ghi sổ đã là con số đã trừ rồi. Không còn gì để ghi nữa.
Hàng có giá niêm yết $\$1\,000$ với chiết khấu thương mại $20\%$ được xuất hoá đơn $\$800$, và $\$800$ là con số duy nhất đi vào sổ sách.
Chiết khấu thanh toán thì có được ghi sổ, và lý do cũng rõ ràng không kém: lúc bán hàng, chưa ai biết khách có trả sớm hay không. Sổ ghi toàn bộ số tiền trước, và khoản chiết khấu chỉ được ghi về sau, nếu khách thật sự đủ điều kiện hưởng.
Chiết khấu cho hưởng là chi phí (cho khách hàng hưởng); chiết khấu được hưởng là thu nhập (nhận từ nhà cung cấp).
Sổ quỹ lặt vặt và hệ thống quỹ định mức. Các khoản chi nhỏ — bưu phí, tiền taxi, tiền nước uống — được tách khỏi sổ quỹ chính và ghi vào sổ quỹ lặt vặt, mỗi khoản kèm một phiếu chi.
Theo hệ thống quỹ định mức, thủ quỹ bắt đầu mỗi kỳ với một số dư cố định, chẳng hạn $\$200$. Cuối kỳ, thủ quỹ được cấp bù đúng bằng số đã chi, để quỹ trở lại đúng $\$200$.
Nếu đã chi $\$146$ thì khoản cấp bù là $\$146$ — không phải $\$200$, và cũng không phải $\$54$ còn lại.
Vì sao dùng hệ thống này:
- thủ quỹ không bao giờ giữ nhiều hơn số định mức, nên thiệt hại nếu có cũng bị chặn ở mức đó;
- tiền còn trong quỹ cộng với các phiếu chi luôn phải bằng số định mức, nên thiếu hụt lộ ra ngay lập tức;
- sổ quỹ chính không bị ngập trong hàng chục bút toán vụn.
Hàng có giá niêm yết $\$1\,000$, chiết khấu thương mại $20\%$, kèm điều kiện chiết khấu thanh toán $5\%$ nếu trả trong $14$ ngày. (a) Tính số tiền ghi trên hoá đơn. (b) Nêu số tiền ghi sổ lúc bán. (c) Khách trả trong $10$ ngày — tính số tiền nhận được và khoản chiết khấu. (d) Giải thích vì sao chiết khấu thương mại không ghi sổ nhưng chiết khấu thanh toán thì có.
(a) Số tiền ghi trên hoá đơn.
$$\text{Chiết khấu thương mại} = 1\,000 \times 20\% = \$200$$
$$\text{Hoá đơn} = 1\,000 - 200 = \mathbf{\$800}$$
(b) Số tiền ghi sổ lúc bán: $\$800$.
Chỉ có con số $\$800$ đi vào sổ. Khoản chiết khấu thương mại $\$200$ không được ghi ở bất cứ đâu — không có tài khoản nào chứa nó.
Bút toán: ghi Nợ khách hàng $\$800$; ghi Có doanh thu bán hàng $\$800$.
(c) Khách trả trong $10$ ngày.
$10$ ngày nằm trong thời hạn $14$ ngày, nên khách đủ điều kiện hưởng chiết khấu thanh toán.
$$\text{Chiết khấu thanh toán} = 800 \times 5\% = \$40$$
$$\text{Tiền thực nhận} = 800 - 40 = \mathbf{\$760}$$
Chú ý $5\%$ tính trên $\$800$ chứ không phải trên $\$1\,000$ — vì $\$800$ mới là số tiền khách thật sự nợ.
Bút toán khi thu tiền: ghi Nợ ngân hàng $\$760$; ghi Nợ chiết khấu cho hưởng $\$40$; ghi Có khách hàng $\$800$.
Tài khoản khách hàng được xoá hết $\$800$, và $\$40$ chênh lệch nằm ở tài khoản chiết khấu cho hưởng — một khoản chi phí.
(d) Vì sao hai loại được xử lý khác nhau.
Chiết khấu thương mại — không ghi sổ.
Nó được trừ ngay trên hoá đơn, trước khi ra tổng tiền. Nghĩa là số tiền thật sự tính cho khách, số tiền khách thật sự nợ, và số tiền thật sự ghi sổ đều đã là $\$800$.
Con số $\$1\,000$ chưa bao giờ tồn tại như một khoản nợ. Không còn gì để ghi.
Chiết khấu thanh toán — có ghi sổ.
Lúc bán hàng, chưa ai biết khách sẽ trả sớm hay muộn. Doanh nghiệp buộc phải ghi toàn bộ $\$800$ là khoản khách nợ.
Chỉ khi khách trả trong hạn, khoản $\$40$ mới phát sinh — và lúc đó nó phải được ghi lại, vì tài khoản khách hàng đang ghi $\$800$ mà doanh nghiệp chỉ nhận được $\$760$.
Điểm cốt lõi: khác biệt nằm ở thời điểm biết chắc. Chiết khấu thương mại biết ngay lúc lập hoá đơn; chiết khấu thanh toán thì chưa biết, nên phải theo dõi.
Thủ quỹ lặt vặt bắt đầu tháng với định mức $\$200$ và chi hết $\$146$ trong tháng. (a) Nêu số tiền cấp bù cuối tháng và giải thích. (b) Nêu số tiền còn trong quỹ trước khi cấp bù. (c) Giải thích ba lợi ích của hệ thống quỹ định mức.
(a) Số tiền cấp bù: $\$146$.
Theo hệ thống quỹ định mức, thủ quỹ được cấp bù đúng bằng số đã chi, để quỹ trở lại đúng số định mức ban đầu.
$$\text{Cấp bù} = \text{Số đã chi} = \$146$$
Kiểm lại: quỹ đang còn $\$54$; cộng $\$146$ được $\$200$, đúng bằng định mức. Khớp.
Hai đáp án sai thường gặp: cấp bù $\$200$ (nhầm với số định mức) sẽ làm quỹ vọt lên $\$254$; cấp bù $\$54$ (nhầm với số còn lại) sẽ chỉ đưa quỹ lên $\$108$.
Cả hai đều phá vỡ nguyên tắc cốt lõi: quỹ phải quay về đúng số định mức ở đầu mỗi kỳ.
(b) Số tiền còn trong quỹ trước khi cấp bù.
$$200 - 146 = \mathbf{\$54}$$
Cùng với đó, thủ quỹ phải giữ đủ các phiếu chi tổng cộng $\$146$.
(c) Ba lợi ích của hệ thống quỹ định mức.
Lợi ích một — chặn mức thiệt hại tối đa. Thủ quỹ không bao giờ giữ nhiều hơn $\$200$, vì mỗi kỳ quỹ chỉ được đưa về đúng mức đó.
Nếu có mất mát hay gian lận, số tiền có thể mất bị giới hạn ở mức định mức, chứ không phải toàn bộ tiền của doanh nghiệp.
Lợi ích hai — thiếu hụt lộ ra ngay. Đây là lợi ích mạnh nhất về mặt kiểm soát.
Ở bất kỳ thời điểm nào, tiền còn trong quỹ cộng với tổng các phiếu chi phải bằng đúng số định mức.
Ở ví dụ trên: $54 + 146 = 200$. Nếu phép cộng này không ra $\$200$, thì hoặc có tiền bị mất, hoặc có khoản chi không có phiếu — và điều đó bị phát hiện ngay lập tức, không phải chờ tới cuối năm.
Lợi ích ba — giữ sổ quỹ chính gọn gàng. Hàng chục khoản chi vụn như bưu phí và tiền taxi được gom vào sổ quỹ lặt vặt, nên sổ quỹ chính không bị ngập trong bút toán nhỏ.
Điều này cũng giúp chia việc: một nhân viên cấp thấp hơn lo quỹ lặt vặt, còn kế toán chính lo các khoản lớn.
Đọc xong rồi — làm thử ngay
Bài tập của chương Sources and Recording of Data gồm 14 câu trắc nghiệm và 4 đề tự luận. Đáp án hiện ngay khi chọn, miễn phí.