Mục lục bài họcĐang ở d03-b2
Bank reconciliation and control accounts
Why the cash book and the bank statement disagree
Both record the same bank account, but they are written by two different parties at different times. The differences fall into two groups, and telling them apart is what the whole topic tests.
Group one — timing differences
These are correct in both records; the bank simply has not caught up yet. They are shown on the reconciliation statement and never entered in the cash book.
| unpresented cheque | the business has written a cheque and recorded it, but the payee has not yet paid it in. The bank statement shows more money than the cash book |
| outstanding lodgement | the business has received money and recorded it, but the bank has not yet cleared it. The bank statement shows less money than the cash book |
The direction is the part that gets reversed under pressure. Reason it out rather than memorising: a cheque the business wrote has already been taken off the cash book, but the bank has not taken it off yet — so the bank's figure is higher.
Group two — items the business did not know about
These are on the bank statement but genuinely missing from the cash book, usually because the business only learns of them when the statement arrives:
- bank charges and interest charged;
- direct debits and standing orders paid out;
- credit transfers received directly into the account;
- dishonoured cheques — a customer's cheque that bounced.
These must be entered in the cash book, because the cash book is genuinely wrong until they are.
So the rule that decides the marks: timing differences go on the reconciliation statement; unknown items go into the cash book first.
The order of work
- update the cash book with the group-two items, and find the corrected balance;
- start the reconciliation statement from the bank statement balance;
- add outstanding lodgements and deduct unpresented cheques;
- the answer should equal the corrected cash book balance.
Control accounts
A control account is a summary account holding the totals of a whole ledger. Its balance should equal the sum of all the individual accounts in that ledger.
| sales ledger control | total of all customer accounts — total trade receivables |
| purchases ledger control | total of all supplier accounts — total trade payables |
What goes into the sales ledger control account: opening receivables and credit sales on the debit side; money received, discount allowed, sales returns and irrecoverable debts on the credit side.
Note cash sales never appear — no receivable was ever created.
Why control accounts are worth keeping:
- they locate errors — if the control account disagrees with the ledger total, the error is somewhere in that ledger only, not the whole system;
- they give the total receivables and payables instantly, without adding up hundreds of accounts;
- they are a fraud check, because the control account is usually kept by a different person from the one who keeps the individual accounts.
Vì sao sổ quỹ và sao kê ngân hàng lệch nhau. Cả hai đều ghi cùng một tài khoản ngân hàng, nhưng chúng do hai bên khác nhau lập vào những thời điểm khác nhau. Các khoản lệch chia làm hai nhóm, và phân biệt được hai nhóm này là toàn bộ nội dung được kiểm tra.
Nhóm một — lệch do thời điểm. Những khoản này đúng ở cả hai sổ; chỉ là ngân hàng chưa cập nhật kịp. Chúng được thể hiện trên bảng đối chiếu và không bao giờ ghi vào sổ quỹ.
- Séc đã phát hành chưa xuất trình — doanh nghiệp đã viết séc và đã ghi sổ, nhưng người nhận chưa mang đi lĩnh. Sao kê ngân hàng hiện nhiều tiền hơn sổ quỹ;
- Tiền nộp chưa ghi có — doanh nghiệp đã nhận tiền và đã ghi sổ, nhưng ngân hàng chưa xử lý xong. Sao kê ngân hàng hiện ít tiền hơn sổ quỹ.
Chiều lệch là chỗ hay bị đảo ngược khi làm bài. Hãy lập luận thay vì học thuộc: tấm séc doanh nghiệp viết ra đã bị trừ khỏi sổ quỹ rồi, nhưng ngân hàng chưa trừ — nên con số của ngân hàng cao hơn.
Nhóm hai — những khoản doanh nghiệp chưa biết. Đây là các khoản có trên sao kê nhưng thật sự còn thiếu trong sổ quỹ, thường vì doanh nghiệp chỉ biết đến chúng khi nhận được sao kê:
- phí ngân hàng và lãi bị tính;
- uỷ nhiệm chi định kỳ đã bị trích;
- tiền chuyển khoản đến thẳng vào tài khoản;
- séc bị từ chối thanh toán — séc của khách bị trả lại.
Những khoản này bắt buộc phải ghi vào sổ quỹ, vì sổ quỹ thật sự đang sai cho tới khi ghi vào.
Vậy quy tắc quyết định điểm: lệch do thời điểm thì lên bảng đối chiếu; khoản chưa biết thì phải ghi vào sổ quỹ trước.
Thứ tự làm bài.
- cập nhật sổ quỹ với các khoản nhóm hai, tìm ra số dư đã điều chỉnh;
- bắt đầu bảng đối chiếu từ số dư trên sao kê ngân hàng;
- cộng tiền nộp chưa ghi có và trừ séc chưa xuất trình;
- kết quả phải bằng số dư sổ quỹ đã điều chỉnh.
Tài khoản tổng hợp. Tài khoản tổng hợp là một tài khoản tóm tắt giữ các số tổng của cả một sổ chi tiết. Số dư của nó phải bằng tổng các tài khoản riêng lẻ trong sổ đó.
- Tài khoản tổng hợp phải thu — tổng mọi tài khoản khách hàng;
- Tài khoản tổng hợp phải trả — tổng mọi tài khoản nhà cung cấp.
Nội dung tài khoản tổng hợp phải thu: số dư đầu kỳ và doanh thu bán chịu ở bên Nợ; tiền đã thu, chiết khấu cho hưởng, hàng bán bị trả lại và nợ khó đòi đã xoá ở bên Có.
Chú ý doanh thu bán thu tiền ngay không bao giờ xuất hiện — vì chưa từng phát sinh khoản phải thu nào.
Vì sao nên lập tài khoản tổng hợp:
- nó khoanh vùng sai sót — nếu tài khoản tổng hợp lệch với tổng sổ chi tiết, sai sót nằm trong đúng sổ đó, không phải cả hệ thống;
- nó cho biết tổng phải thu và phải trả ngay lập tức, khỏi phải cộng hàng trăm tài khoản;
- nó là một chốt chống gian lận, vì tài khoản tổng hợp thường do một người khác giữ, không phải người ghi các tài khoản chi tiết.
Số dư sổ quỹ là $\$3\,200$ Nợ. Sao kê ngân hàng ghi $\$4\,150$ Có. Phát hiện: séc đã phát hành chưa xuất trình $\$1\,480$; tiền nộp chưa ghi có $\$620$; phí ngân hàng $\$90$ chưa vào sổ quỹ. Lập bảng đối chiếu.
Bước 1 — phân loại ba khoản chênh lệch. Đây là bước quyết định, và làm sai bước này thì cả bài hỏng.
Phí ngân hàng $\$90$ → nhóm hai. Doanh nghiệp chỉ biết đến nó khi nhận sao kê, nên sổ quỹ thật sự đang sai. Nó phải được ghi vào sổ quỹ.
Séc chưa xuất trình $\$1\,480$ và tiền nộp chưa ghi có $\$620$ → nhóm một. Cả hai đúng ở cả hai sổ, chỉ là ngân hàng chưa cập nhật. Chúng lên bảng đối chiếu và không ghi vào sổ quỹ.
Bước 2 — cập nhật sổ quỹ.
Chỉ khoản nhóm hai được ghi vào:
$$\text{Số dư đã điều chỉnh} = 3\,200 - 90 = \mathbf{\$3\,110}$$
Phí ngân hàng là khoản chi ra nên nó làm số dư giảm.
Bước 3 — lập bảng đối chiếu, bắt đầu từ số dư ngân hàng.
Số dư theo sao kê ngân hàng: $\$4\,150$
Cộng tiền nộp chưa ghi có: $+\ \$620$
Trừ séc chưa xuất trình: $-\ \$1\,480$
$$4\,150 + 620 - 1\,480 = \mathbf{\$3\,110}$$
Bước 4 — kiểm. Con số $\$3\,110$ bằng đúng số dư sổ quỹ đã điều chỉnh ở bước 2. Bảng đối chiếu khớp.
Vì sao cộng khoản này và trừ khoản kia — lập luận thay vì học thuộc.
Tiền nộp chưa ghi có → cộng. Doanh nghiệp đã nhận $\$620$ và đã cộng vào sổ quỹ, nhưng ngân hàng chưa cộng. Nên con số ngân hàng đang thiếu $\$620$, và ta phải cộng vào để đuổi kịp sổ quỹ.
Séc chưa xuất trình → trừ. Doanh nghiệp đã viết séc $\$1\,480$ và đã trừ khỏi sổ quỹ, nhưng ngân hàng chưa trừ. Nên con số ngân hàng đang thừa $\$1\,480$, và ta phải trừ đi.
Cách lập luận này chống được lỗi đảo chiều — lỗi phổ biến nhất của dạng bài này.
Trong kỳ: số dư đầu kỳ phải thu $\$14\,200$; doanh thu bán chịu $\$68\,000$; doanh thu bán thu tiền ngay $\$9\,500$; tiền đã thu của khách $\$61\,300$; chiết khấu cho hưởng $\$1\,200$; hàng bán bị trả lại $\$800$; nợ khó đòi xoá sổ $\$400$. Lập tài khoản tổng hợp phải thu và nêu ba công dụng của nó.
Bước 1 — loại bỏ khoản không thuộc về đây.
Doanh thu bán thu tiền ngay $\$9\,500$ không xuất hiện trong tài khoản này.
Lý do: khách trả tiền ngay nên chưa từng phát sinh khoản phải thu nào. Tài khoản tổng hợp phải thu chỉ theo dõi những gì khách còn nợ.
Đây là bẫy được cài trong hầu hết đề bài dạng này.
Bước 2 — xếp các khoản còn lại vào đúng bên.
Bên Nợ — những khoản làm tăng số khách nợ:
số dư đầu kỳ $\$14\,200$; doanh thu bán chịu $\$68\,000$.
$$\text{Tổng bên Nợ} = 14\,200 + 68\,000 = \$82\,200$$
Bên Có — những khoản làm giảm số khách nợ:
tiền đã thu $\$61\,300$; chiết khấu cho hưởng $\$1\,200$; hàng bán bị trả lại $\$800$; nợ khó đòi xoá sổ $\$400$.
$$\text{Tổng bên Có} = 61\,300 + 1\,200 + 800 + 400 = \$63\,700$$
Bước 3 — số dư cuối kỳ.
$$82\,200 - 63\,700 = \mathbf{\$18\,500}$$
Đây là tổng phải thu khách hàng cuối kỳ.
Chú ý bốn khoản bên Có đều có chung một tính chất: chúng đều làm giảm số tiền khách còn nợ, dù bằng bốn cách khác nhau — khách trả tiền, ta cho hưởng chiết khấu, khách trả hàng về, hoặc ta chấp nhận không đòi được nữa.
Ba công dụng của tài khoản tổng hợp.
Công dụng một — khoanh vùng sai sót. Nếu số dư tài khoản tổng hợp không bằng tổng các tài khoản khách hàng riêng lẻ, ta biết sai sót nằm trong đúng sổ chi tiết phải thu.
Không phải dò cả hệ thống — đây là lợi ích lớn nhất với doanh nghiệp có hàng trăm khách hàng.
Công dụng hai — biết tổng ngay lập tức. Cần con số tổng phải thu để lập báo cáo tài chính thì đọc thẳng ở tài khoản tổng hợp, không phải cộng hàng trăm tài khoản.
Công dụng ba — chốt chống gian lận. Tài khoản tổng hợp thường do một người khác giữ, không phải người ghi các tài khoản chi tiết.
Muốn che giấu một khoản biển thủ, kẻ gian phải sửa được cả hai bộ sổ do hai người giữ — khó hơn hẳn.
Đọc xong rồi — làm thử ngay
Bài tập của chương Verification of Accounting Records gồm 14 câu trắc nghiệm và 4 đề tự luận. Đáp án hiện ngay khi chọn, miễn phí.