Mục lục bài họcĐang ở d09-b1
Finding profit from the change in capital
Why records end up incomplete
Small businesses often keep single entry records — a cash book and little else — because full double entry takes time and skill they do not have.
Records can also be incomplete because they were lost, destroyed by fire or flood, or stolen.
Either way the accountant faces the same problem: the profit figure has to be reconstructed from whatever evidence survives.
The statement of affairs
A statement of affairs lists the assets and liabilities at a point in time in order to find capital:
$$\text{Capital} = \text{Assets} - \text{Liabilities}$$
It looks exactly like a statement of financial position. The difference is why it is prepared: a statement of financial position is drawn from the ledger, while a statement of affairs is built from whatever assets and liabilities can be traced, precisely because there is no complete ledger.
One is the output of a working system; the other is a reconstruction.
Profit from the change in capital
If capital has grown over the year, the business must have made a profit — unless the growth came from somewhere else. That is the whole idea:
$$\text{Profit} = \text{Closing capital} - \text{Opening capital} + \text{Drawings} - \text{Capital introduced}$$
Why the last two terms carry those signs
This is where marks are lost, so reason it out rather than memorising.
Drawings are added back. Drawings reduced the closing capital, but they were not a business loss — the owner simply took profit out.
If a business earned $\$30\,000$ and the owner withdrew $\$12\,000$, capital only rises by $\$18\,000$. Looking at the $\$18\,000$ alone would understate the profit by exactly the amount withdrawn. So the drawings must be put back.
Capital introduced is deducted. Extra capital increased the closing capital, but it was not earned — the owner simply paid more in.
If capital rose $\$18\,000$ but $\$5\,000$ of that was fresh money from the owner, then only $\$13\,000$ came from trading. Counting the $\$5\,000$ as profit would flatter the business.
The single question behind both: did this change in capital come from trading, or from the owner? Anything from the owner must be stripped out.
What this method cannot tell you
The method gives one number — the profit — and nothing else.
It cannot produce a revenue figure, a gross profit, or any expense. So the business cannot tell whether a poor profit came from low sales, low mark-up or high expenses.
That is the real cost of incomplete records: not that the profit is unknown, but that the reasons behind it are.
Vì sao sổ sách trở nên không đầy đủ. Doanh nghiệp nhỏ thường chỉ ghi sổ đơn — một cuốn sổ quỹ và không mấy thứ khác — vì ghi sổ kép đầy đủ đòi hỏi thời gian và tay nghề mà họ không có.
Sổ sách cũng có thể không đầy đủ vì bị mất, cháy, ngập nước hoặc bị lấy trộm.
Dù vì lý do nào, kế toán viên cũng đối mặt cùng một vấn đề: con số lãi phải được dựng lại từ những bằng chứng còn sót.
Bảng kê tài sản và nợ. Bảng kê tài sản và nợ liệt kê tài sản và nợ phải trả tại một thời điểm để tìm ra vốn chủ sở hữu:
$$\text{Vốn chủ sở hữu} = \text{Tài sản} - \text{Nợ phải trả}$$
Nó trông y hệt báo cáo tình hình tài chính. Khác biệt nằm ở vì sao nó được lập: báo cáo tình hình tài chính được rút ra từ sổ cái, còn bảng kê tài sản và nợ được dựng từ bất cứ tài sản và khoản nợ nào truy được, đúng vì không có sổ cái đầy đủ.
Một bên là kết quả của một hệ thống đang chạy; bên kia là một bản dựng lại.
Tìm lãi từ biến động vốn. Nếu vốn tăng lên trong năm thì doanh nghiệp hẳn đã có lãi — trừ khi phần tăng đó đến từ chỗ khác. Toàn bộ ý tưởng nằm ở đó:
$$\text{Lãi} = \text{Vốn cuối kỳ} - \text{Vốn đầu kỳ} + \text{Khoản chủ rút ra} - \text{Vốn góp thêm}$$
Vì sao hai số hạng cuối mang dấu đó. Đây là chỗ mất điểm, nên hãy lập luận thay vì học thuộc.
Khoản chủ rút ra được cộng trở lại. Nó đã làm giảm vốn cuối kỳ, nhưng nó không phải một khoản lỗ của doanh nghiệp — chủ chỉ đơn giản lấy phần lãi ra.
Nếu doanh nghiệp kiếm được $\$30\,000$ mà chủ rút $\$12\,000$, vốn chỉ tăng $\$18\,000$. Nhìn vào $\$18\,000$ đó thôi sẽ báo lãi thấp đi đúng bằng số đã rút. Nên khoản rút phải được đặt trở lại.
Vốn góp thêm bị trừ ra. Nó đã làm tăng vốn cuối kỳ, nhưng nó không phải do kiếm được — chủ chỉ đơn giản bỏ thêm tiền vào.
Nếu vốn tăng $\$18\,000$ nhưng trong đó có $\$5\,000$ là tiền mới của chủ, thì chỉ $\$13\,000$ đến từ kinh doanh. Tính $\$5\,000$ đó là lãi sẽ thổi phồng doanh nghiệp.
Một câu hỏi duy nhất đứng sau cả hai: phần biến động vốn này đến từ kinh doanh hay từ người chủ? Bất cứ thứ gì đến từ người chủ đều phải gạt ra.
Điều phương pháp này không cho biết. Nó cho ra đúng một con số — khoản lãi — và không gì khác.
Nó không tạo ra được con số doanh thu, lãi gộp hay bất kỳ khoản chi phí nào. Nên doanh nghiệp không biết được lãi kém là do bán ít, do bán rẻ, hay do chi phí cao.
Đó mới là cái giá thật của sổ sách không đầy đủ: không phải vì không biết lãi bao nhiêu, mà vì không biết vì sao lại thế.
Đầu năm: tài sản $\$62\,000$, nợ phải trả $\$14\,000$. Cuối năm: tài sản $\$81\,000$, nợ phải trả $\$15\,000$. Trong năm chủ rút $\$12\,000$ và góp thêm $\$5\,000$ vốn. (a) Lập bảng kê tài sản và nợ hai thời điểm. (b) Tính lãi. (c) Giải thích dấu của hai khoản điều chỉnh.
(a) Bảng kê tài sản và nợ.
Đầu năm:
$$\text{Vốn đầu kỳ} = 62\,000 - 14\,000 = \mathbf{\$48\,000}$$
Cuối năm:
$$\text{Vốn cuối kỳ} = 81\,000 - 15\,000 = \mathbf{\$66\,000}$$
(b) Tính lãi.
$$\text{Lãi} = \text{Vốn cuối} - \text{Vốn đầu} + \text{Khoản chủ rút ra} - \text{Vốn góp thêm}$$
$$= 66\,000 - 48\,000 + 12\,000 - 5\,000 = \mathbf{\$25\,000}$$
Chú ý vốn chỉ tăng $\$18\,000$, nhưng lãi thật là $\$25\,000$ — chênh nhau đúng $\$7\,000$, tức hiệu của hai khoản điều chỉnh.
(c) Giải thích dấu của hai khoản điều chỉnh.
Câu hỏi đứng sau cả hai: phần biến động vốn này đến từ kinh doanh hay từ người chủ?
Khoản chủ rút ra $\$12\,000$ — cộng trở lại.
Số tiền này đã làm giảm vốn cuối kỳ. Nhưng nó không phải một khoản lỗ của doanh nghiệp — chủ chỉ lấy phần lãi ra để tiêu riêng.
Doanh nghiệp đã kiếm được số tiền đó. Nếu không cộng lại, ta sẽ báo lãi thấp đi đúng $\$12\,000$.
Vốn góp thêm $\$5\,000$ — trừ ra.
Số tiền này đã làm tăng vốn cuối kỳ. Nhưng nó không do doanh nghiệp kiếm được — chủ chỉ bỏ thêm tiền túi vào.
Nếu tính nó là lãi, ta sẽ thổi phồng kết quả kinh doanh: doanh nghiệp trông như kiếm được $\$5\,000$ mà thật ra chỉ nhận tiền từ chủ.
Cách kiểm nhanh chống nhầm dấu: hình dung một doanh nghiệp không kinh doanh gì cả trong năm, chủ chỉ bỏ thêm $\$5\,000$ vào.
Vốn tăng $\$5\,000$, nhưng lãi phải bằng không. Chỉ có dấu trừ mới cho ra kết quả đó.
Một chủ doanh nghiệp dùng cách trên và biết mình lãi $\$25\,000$, thấp hơn năm ngoái $\$8\,000$. Ông hỏi vì sao lãi giảm. Giải thích vì sao phương pháp này không trả lời được, và nêu doanh nghiệp cần làm gì.
Vì sao phương pháp không trả lời được.
Cách tính từ biến động vốn cho ra đúng một con số — khoản lãi — và không gì khác.
Nó không tạo ra được: con số doanh thu, con số giá vốn hàng bán, con số lãi gộp, hay bất kỳ khoản chi phí riêng lẻ nào.
Mà lãi giảm $\$8\,000$ có thể đến từ ba nguyên nhân hoàn toàn khác nhau, và mỗi nguyên nhân cần một cách chữa khác hẳn:
Nguyên nhân một — bán được ít hàng hơn. Vấn đề nằm ở nhu cầu hoặc tiếp thị. Cách chữa: quảng cáo, mở thêm kênh bán, xem lại sản phẩm.
Nguyên nhân hai — bán với tỷ lệ lãi thấp hơn. Doanh thu có thể giữ nguyên hoặc tăng, nhưng doanh nghiệp phải giảm giá hoặc giá mua vào tăng. Vấn đề nằm ở giá cả.
Nguyên nhân ba — chi phí hoạt động tăng. Lãi gộp vẫn tốt nhưng tiền thuê, tiền lương hay tiền điện đã tăng. Vấn đề nằm ở quản lý chi phí.
Ba nguyên nhân này cho ra cùng một con số lãi, nên nhìn vào lãi thôi thì không phân biệt được.
Đó mới là cái giá thật của sổ sách không đầy đủ: không phải vì không biết lãi bao nhiêu, mà vì không biết vì sao lại thế — nên không biết phải sửa chỗ nào.
Doanh nghiệp cần làm gì.
Việc một — chuyển sang ghi sổ kép đầy đủ. Khi đó lập được báo cáo lãi lỗ đầy đủ, thấy rõ doanh thu, giá vốn, lãi gộp và từng khoản chi phí.
Việc hai — trong lúc chưa làm được, ít nhất hãy giữ đủ chứng từ. Giữ hoá đơn mua vào, phiếu bán hàng, sao kê ngân hàng và đếm hàng tồn kho cuối kỳ.
Với những thứ đó, kế toán viên vẫn dựng lại được doanh thu và giá vốn bằng tỷ lệ lãi và tài khoản tổng hợp — chậm hơn nhưng làm được.
Lợi ích đi kèm: sổ sách đầy đủ còn giúp vay ngân hàng dễ hơn và khai thuế chính xác.
Đọc xong rồi — làm thử ngay
Bài tập của chương Incomplete Records gồm 14 câu trắc nghiệm và 4 đề tự luận. Đáp án hiện ngay khi chọn, miễn phí.