Mục lục bài họcĐang ở d01-b2
The double entry system
Every transaction has two effects
The double entry system records each transaction twice: once as a debit and once as a credit, of equal amount.
This is not bureaucracy. It follows from the accounting equation: since the equation must stay balanced, any change on one side needs a matching change somewhere — so every transaction genuinely does have two sides.
Buying goods for cash means the business gains inventory and loses cash. Both facts are worth recording, and double entry records both.
Debit and credit mean left and right
Debit is the left side of an account; credit is the right side. Neither word means good or bad, and neither means increase or decrease on its own.
What each does depends on the type of account:
| debit (left) | credit (right) | |
| assets | increase | decrease |
| expenses | increase | decrease |
| drawings | increase | decrease |
| liabilities | decrease | increase |
| capital | decrease | increase |
| income | decrease | increase |
A way to hold the whole table: debit increases what the business has or has spent; credit increases what the business owes or has earned.
Working out the entries
Three questions, in this order:
- which two accounts are affected?
- for each, is it increasing or decreasing?
- apply the table to get debit or credit.
Worked example — the owner pays $\$5\,000$ into the business bank account as capital:
- the bank account (an asset) increases → debit bank $\$5\,000$;
- capital increases → credit capital $\$5\,000$.
Worked example — goods bought on credit from a supplier for $\$800$:
- purchases (an expense) increases → debit purchases $\$800$;
- the trade payable (a liability) increases → credit the supplier $\$800$.
Two accounts that are always confused
- a trade receivable is a customer who owes the business money — the business is owed, so it is an asset;
- a trade payable is a supplier the business owes — so it is a liability.
Getting these the wrong way round puts the entry on the wrong side and the trial balance will not agree.
Mỗi giao dịch có hai tác động. Hệ thống ghi sổ kép ghi mỗi giao dịch hai lần: một lần ghi Nợ và một lần ghi Có, với số tiền bằng nhau.
Đây không phải thủ tục rườm rà. Nó là hệ quả của phương trình kế toán: vì phương trình phải luôn cân, mọi thay đổi ở một chỗ đều cần một thay đổi tương ứng ở chỗ khác — nên mỗi giao dịch thật sự có hai mặt.
Mua hàng trả tiền mặt nghĩa là doanh nghiệp được thêm hàng tồn kho và mất đi tiền mặt. Cả hai sự thật đều đáng ghi lại, và ghi sổ kép ghi cả hai.
Ghi Nợ và ghi Có nghĩa là bên trái và bên phải. Ghi Nợ là bên trái của tài khoản; ghi Có là bên phải. Không chữ nào mang nghĩa tốt hay xấu, và tự nó cũng không có nghĩa tăng hay giảm.
Mỗi bên làm gì phụ thuộc vào loại tài khoản:
- tài sản — ghi Nợ làm tăng, ghi Có làm giảm;
- chi phí — ghi Nợ làm tăng, ghi Có làm giảm;
- khoản chủ rút ra — ghi Nợ làm tăng, ghi Có làm giảm;
- nợ phải trả — ghi Có làm tăng, ghi Nợ làm giảm;
- vốn chủ sở hữu — ghi Có làm tăng, ghi Nợ làm giảm;
- doanh thu và thu nhập — ghi Có làm tăng, ghi Nợ làm giảm.
Một câu để giữ cả bảng trong đầu: ghi Nợ làm tăng thứ doanh nghiệp CÓ hoặc ĐÃ CHI; ghi Có làm tăng thứ doanh nghiệp NỢ hoặc ĐÃ KIẾM.
Cách tìm ra bút toán. Ba câu hỏi, theo đúng thứ tự:
- hai tài khoản nào bị ảnh hưởng?
- với mỗi tài khoản, nó đang tăng hay giảm?
- áp bảng trên để ra ghi Nợ hay ghi Có.
Ví dụ — chủ nộp $\$5\,000$ vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp làm vốn:
- tài khoản ngân hàng (tài sản) tăng → ghi Nợ ngân hàng $\$5\,000$;
- vốn chủ sở hữu tăng → ghi Có vốn chủ sở hữu $\$5\,000$.
Ví dụ — mua hàng chịu của nhà cung cấp $\$800$:
- mua hàng (chi phí) tăng → ghi Nợ mua hàng $\$800$;
- phải trả người bán (nợ phải trả) tăng → ghi Có nhà cung cấp $\$800$.
Hai tài khoản luôn bị lẫn.
- Phải thu khách hàng là khách đang nợ tiền doanh nghiệp — doanh nghiệp được nợ, nên đây là tài sản;
- Phải trả người bán là nhà cung cấp mà doanh nghiệp đang nợ — nên đây là nợ phải trả.
Lẫn hai thứ này sẽ đặt bút toán sai bên, và bảng cân đối thử sẽ không khớp.
Lập bút toán ghi Nợ và ghi Có cho: (a) chủ nộp $\$5\,000$ vào ngân hàng làm vốn; (b) mua hàng chịu $\$800$ của nhà cung cấp; (c) bán hàng thu tiền mặt $\$1\,200$; (d) chủ rút $\$300$ tiền mặt dùng riêng.
Với mỗi giao dịch, làm theo ba câu hỏi: hai tài khoản nào bị ảnh hưởng? mỗi cái tăng hay giảm? áp bảng quy tắc.
(a) Chủ nộp $\$5\,000$ vào ngân hàng làm vốn.
Tài khoản một: ngân hàng — đây là tài sản, và nó tăng. Tài sản tăng thì ghi Nợ.
Tài khoản hai: vốn chủ sở hữu — nó tăng, vì doanh nghiệp nay nợ chủ nhiều hơn. Vốn tăng thì ghi Có.
Ghi Nợ ngân hàng $\$5\,000$; Ghi Có vốn chủ sở hữu $\$5\,000$.
(b) Mua hàng chịu $\$800$.
Tài khoản một: mua hàng — đây là chi phí, và nó tăng. Chi phí tăng thì ghi Nợ.
Tài khoản hai: phải trả người bán — đây là nợ phải trả, và nó tăng vì doanh nghiệp chưa trả tiền. Nợ phải trả tăng thì ghi Có.
Ghi Nợ mua hàng $\$800$; Ghi Có nhà cung cấp $\$800$.
Chú ý chữ “chịu” quyết định tài khoản thứ hai: nếu trả ngay bằng tiền mặt thì tài khoản thứ hai sẽ là tiền mặt chứ không phải nhà cung cấp.
(c) Bán hàng thu tiền mặt $\$1\,200$.
Tài khoản một: tiền mặt — tài sản và nó tăng → ghi Nợ.
Tài khoản hai: doanh thu bán hàng — thu nhập và nó tăng → ghi Có.
Ghi Nợ tiền mặt $\$1\,200$; Ghi Có doanh thu bán hàng $\$1\,200$.
(d) Chủ rút $\$300$ tiền mặt dùng riêng.
Tài khoản một: khoản chủ rút ra — nó tăng, và theo bảng quy tắc thì khoản chủ rút ra tăng khi ghi Nợ.
Tài khoản hai: tiền mặt — tài sản và nó giảm → ghi Có.
Ghi Nợ khoản chủ rút ra $\$300$; Ghi Có tiền mặt $\$300$.
Điểm phải giữ chắc: tài khoản thứ nhất là khoản chủ rút ra, không phải một tài khoản chi phí. Nếu ghi Nợ vào một tài khoản chi phí, lãi sẽ bị báo thấp đi $\$300$.
Khoản chủ rút ra sau đó được trừ vào vốn chủ sở hữu, không đi qua phép tính lãi lỗ.
Giải thích khác biệt giữa phải thu khách hàng và phải trả người bán, nêu mỗi cái thuộc loại nào, và lập bút toán cho: bán hàng chịu $\$600$ cho khách; trả nhà cung cấp $\$450$ bằng séc.
Khác biệt: tiền đang chảy theo chiều nào.
Phải thu khách hàng là khách đang nợ tiền doanh nghiệp, phát sinh khi doanh nghiệp bán chịu.
Doanh nghiệp được người khác nợ, tức nó có quyền nhận tiền trong tương lai. Đó đúng là định nghĩa tài sản.
Phải trả người bán là doanh nghiệp đang nợ nhà cung cấp, phát sinh khi doanh nghiệp mua chịu.
Doanh nghiệp nợ người khác, tức nó có nghĩa vụ trả tiền trong tương lai. Đó đúng là định nghĩa nợ phải trả.
Cách kiểm chắc, dùng được cho mọi câu hỏi: hỏi “ai nợ ai?” Người khác nợ ta → tài sản. Ta nợ người khác → nợ phải trả.
Bút toán một — bán hàng chịu $\$600$ cho khách.
Tài khoản một: phải thu khách hàng — tài sản, và nó tăng vì khách nay nợ ta thêm $\$600$ → ghi Nợ.
Tài khoản hai: doanh thu bán hàng — thu nhập, và nó tăng → ghi Có.
Ghi Nợ khách hàng $\$600$; Ghi Có doanh thu bán hàng $\$600$.
Chú ý doanh thu vẫn được ghi ngay lúc bán, dù chưa nhận được đồng nào. Đây là nguyên tắc cơ sở dồn tích: ghi nhận doanh thu khi giao dịch xảy ra, không phải khi tiền về.
Bút toán hai — trả nhà cung cấp $\$450$ bằng séc.
Tài khoản một: phải trả người bán — nợ phải trả, và nó giảm vì ta vừa trả bớt. Nợ phải trả giảm thì ghi Nợ.
Tài khoản hai: ngân hàng — tài sản, và nó giảm vì tiền vừa ra khỏi tài khoản → ghi Có.
Ghi Nợ nhà cung cấp $\$450$; Ghi Có ngân hàng $\$450$.
Điểm dễ sai ở bút toán hai: nhiều người tự động ghi Có cho nhà cung cấp vì quen “mua chịu thì ghi Có nhà cung cấp”.
Nhưng ở đây ta trả bớt nợ, tức khoản nợ giảm — và nợ phải trả giảm thì phải ghi Nợ. Đây đúng là lý do phải trả lời câu hỏi “tăng hay giảm” trước khi quyết định bên nào.
Đọc xong rồi — làm thử ngay
Bài tập của chương Fundamentals of Accounting gồm 14 câu trắc nghiệm và 4 đề tự luận. Đáp án hiện ngay khi chọn, miễn phí.