Mục lục bài họcĐang ở d02-b1
Business documents and books of prime entry
The documents, and who sends each
| invoice | sent by the seller when goods are sold on credit; states what was supplied and how much is owed |
| credit note | sent by the seller to reduce the amount owed — because goods were returned or the invoice overcharged |
| debit note | sent by the buyer to request a credit note |
| statement of account | sent by the seller, usually monthly, summarising all invoices, credit notes and payments, and the balance now owed |
| cheque | an order to the bank to pay money |
| receipt | proof that money has been received |
| petty cash voucher | records a small cash payment and who authorised it |
The pair that is confused: a debit note asks, a credit note grants. The buyer sends the debit note saying "you have overcharged me"; the seller replies with the credit note actually reducing the debt.
Only the credit note is entered in the books — the debit note is a request, and nothing is owed differently until the seller agrees.
Books of prime entry
Transactions are first listed in a book of prime entry, then posted to the ledger. This keeps the ledger from being cluttered with hundreds of individual entries.
| sales journal | credit sales only |
| purchases journal | credit purchases only |
| sales returns journal | goods returned by customers |
| purchases returns journal | goods returned to suppliers |
| cash book | all receipts and payments of cash and bank |
| petty cash book | small cash payments |
| general journal | everything that fits nowhere else — opening entries, purchase of non-current assets on credit, corrections of errors |
The rule that decides most marks here: the sales journal and purchases journal record credit transactions only.
Cash sales and cash purchases go straight into the cash book, because the money moved immediately and there is no receivable or payable to track.
Putting a cash sale in the sales journal creates a customer account for someone who owes nothing — and the trial balance will not agree.
The cash book is unusual
The cash book is both a book of prime entry and a ledger account.
Every other book of prime entry is only a list, which then gets posted into a separate ledger account. The cash book skips that step: it is the cash account and the bank account.
That is why nothing is "posted to the cash account" — the entry is already there.
Các loại chứng từ, và ai gửi cái nào.
- Hoá đơn — do người bán gửi khi bán hàng chịu; nêu rõ đã giao gì và số tiền phải trả;
- Giấy báo Có — do người bán gửi để giảm số tiền khách nợ, vì hàng bị trả lại hoặc hoá đơn ghi thừa;
- Giấy báo Nợ — do người mua gửi để yêu cầu một giấy báo Có;
- Bảng kê công nợ — do người bán gửi, thường hằng tháng, tổng hợp mọi hoá đơn, giấy báo Có và các khoản đã trả, cùng số dư còn nợ;
- Séc — lệnh yêu cầu ngân hàng chi tiền;
- Phiếu thu — bằng chứng đã nhận được tiền;
- Phiếu chi quỹ lặt vặt — ghi một khoản chi tiền mặt nhỏ và ai là người duyệt.
Cặp hay bị lẫn: giấy báo Nợ là để XIN, giấy báo Có là để CHO. Người mua gửi giấy báo Nợ nói “anh tính thừa tiền của tôi”; người bán trả lời bằng giấy báo Có, và chính giấy này mới thật sự giảm khoản nợ.
Chỉ có giấy báo Có được ghi vào sổ — giấy báo Nợ chỉ là một yêu cầu, và chưa có gì thay đổi cho tới khi người bán đồng ý.
Sổ nhật ký. Giao dịch được liệt kê trước vào một sổ nhật ký, rồi mới chuyển vào sổ cái. Cách này giữ cho sổ cái không bị ngập trong hàng trăm bút toán lẻ.
- Nhật ký bán hàng — chỉ ghi bán chịu;
- Nhật ký mua hàng — chỉ ghi mua chịu;
- Nhật ký hàng bán bị trả lại — hàng khách trả về;
- Nhật ký hàng mua trả lại — hàng ta trả cho nhà cung cấp;
- Sổ quỹ — mọi khoản thu chi bằng tiền mặt và qua ngân hàng;
- Sổ quỹ lặt vặt — các khoản chi tiền mặt nhỏ;
- Nhật ký chung — mọi thứ không thuộc sổ nào ở trên: bút toán mở sổ, mua tài sản dài hạn chịu, và sửa sai sót.
Quy tắc quyết định phần lớn điểm ở đây: nhật ký bán hàng và nhật ký mua hàng chỉ ghi giao dịch chịu.
Bán và mua thu chi tiền ngay đi thẳng vào sổ quỹ, vì tiền đã chuyển ngay và không có khoản phải thu hay phải trả nào để theo dõi.
Ghi một giao dịch bán thu tiền ngay vào nhật ký bán hàng sẽ tạo ra một tài khoản khách hàng cho người không nợ gì cả — và bảng cân đối thử sẽ không khớp.
Sổ quỹ là một trường hợp đặc biệt. Sổ quỹ vừa là sổ nhật ký vừa là một tài khoản trong sổ cái.
Mọi sổ nhật ký khác chỉ là một bản liệt kê, sau đó phải chuyển vào một tài khoản sổ cái riêng. Sổ quỹ bỏ qua bước đó: nó chính là tài khoản tiền mặt và tài khoản ngân hàng.
Vì thế không có việc “chuyển vào tài khoản tiền mặt” — bút toán đã nằm sẵn ở đó rồi.
Nêu sổ nhật ký ghi mỗi giao dịch sau, kèm lý do: (a) bán hàng chịu $\$900$; (b) bán hàng thu tiền mặt $\$300$; (c) khách trả lại hàng $\$120$; (d) mua một chiếc xe tải chịu $\$18\,000$.
Câu hỏi phân loại dùng cho cả bốn: tiền đã chuyển ngay chưa? và đây có phải hàng hoá để bán không?
(a) Bán hàng chịu $\$900$ → NHẬT KÝ BÁN HÀNG.
Lý do: tiền chưa về, nên phát sinh một khoản phải thu khách hàng cần theo dõi.
Đó đúng là việc của nhật ký bán hàng: liệt kê các khoản bán chịu để sau đó chuyển vào tài khoản của từng khách trong sổ chi tiết phải thu.
(b) Bán hàng thu tiền mặt $\$300$ → SỔ QUỸ.
Lý do: tiền về ngay, nên không có khoản phải thu nào để theo dõi.
Đây là chỗ mất điểm nhiều nhất của chương. Nhật ký bán hàng chỉ ghi bán chịu.
Hậu quả nếu ghi nhầm vào nhật ký bán hàng: sổ sẽ tạo ra một tài khoản khách hàng cho người không nợ gì cả, và bảng cân đối thử sẽ không khớp.
(c) Khách trả lại hàng $\$120$ → NHẬT KÝ HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI.
Lý do: hàng đi ngược chiều so với lúc bán, nên cần một sổ riêng.
Chú ý chứng từ đi kèm: người bán phát hành giấy báo Có để giảm số tiền khách nợ. Chính giấy báo Có này mới là căn cứ ghi sổ.
(d) Mua xe tải chịu $\$18\,000$ → NHẬT KÝ CHUNG.
Lý do: đây là chỗ dễ sai nhất trong bốn câu.
Nhiều người ghi vào nhật ký mua hàng vì thấy chữ “mua chịu”. Nhưng nhật ký mua hàng chỉ ghi hàng hoá mua về để bán lại.
Chiếc xe tải là tài sản dài hạn — doanh nghiệp mua nó để sử dụng, không phải để bán. Nó không thuộc sổ nhật ký chuyên dụng nào, nên nó vào nhật ký chung.
Các trường hợp khác cũng vào nhật ký chung: bút toán mở sổ và sửa sai sót.
Một khách hàng nhận hoá đơn ghi $\$500$ nhưng thực tế chỉ nhận hàng trị giá $\$430$. Mô tả các chứng từ được trao đổi, ai gửi cái nào, và chứng từ nào được ghi sổ.
Bước 1 — người mua phát hiện sai sót và gửi GIẤY BÁO NỢ.
Khách hàng đối chiếu hàng nhận được với hoá đơn và thấy bị tính thừa $\$70$.
Họ gửi giấy báo Nợ cho người bán. Nội dung của nó là một yêu cầu: “anh đã tính thừa của tôi $\$70$, đề nghị giảm khoản tôi nợ”.
Điểm quan trọng: giấy báo Nợ không tự nó thay đổi được gì. Người mua không có quyền tự sửa số tiền mình nợ — họ chỉ có thể đề nghị.
Bước 2 — người bán kiểm tra và gửi GIẤY BÁO CÓ.
Nếu người bán xác nhận đề nghị là đúng, họ phát hành giấy báo Có trị giá $\$70$.
Chính chứng từ này mới thật sự làm giảm khoản nợ, từ $\$500$ xuống $\$430$.
Chứng từ nào được ghi sổ.
Chỉ giấy báo Có được ghi sổ.
Lý do: giấy báo Nợ mới chỉ là một yêu cầu chưa được chấp nhận. Người bán có thể kiểm lại và thấy hoá đơn đúng, khi đó sẽ không có giấy báo Có nào và số nợ giữ nguyên $\$500$.
Ghi sổ theo một yêu cầu chưa được duyệt sẽ làm sổ sách phản ánh một khoản giảm chưa hề xảy ra.
Cách nhớ để không lẫn hai chứng từ.
Giấy báo Nợ là để XIN; giấy báo Có là để CHO.
Người mua gửi giấy báo Nợ — bên đang bị thiệt là bên lên tiếng trước.
Người bán gửi giấy báo Có — chỉ bên giữ sổ nợ mới có quyền giảm nợ.
Kèm theo, người bán còn gửi bảng kê công nợ hằng tháng, tổng hợp mọi hoá đơn, giấy báo Có và các khoản đã trả, cùng số dư còn nợ — để hai bên đối chiếu.
Đọc xong rồi — làm thử ngay
Bài tập của chương Sources and Recording of Data gồm 14 câu trắc nghiệm và 4 đề tự luận. Đáp án hiện ngay khi chọn, miễn phí.