Mục lục bài họcĐang ở d01-b1
Purpose of accounting and the accounting equation
Why accounting exists
A business keeps accounts in order to:
- record every transaction, so nothing is forgotten or disputed;
- calculate the profit or loss for a period;
- show the financial position — what the business owns and owes at a point in time;
- provide information for decisions — by the owner, by lenders, by suppliers, by the tax authority.
Bookkeeping and accounting are not the same
| bookkeeping | recording the transactions, day by day, in the books |
| accounting | using those records to summarise, analyse and interpret — preparing the financial statements and explaining what they mean |
Bookkeeping comes first and is the routine part; accounting is the judgement part built on top of it.
The business entity principle
Accounting treats the business as separate from its owner, even when the law does not.
This has one consequence that runs through the whole syllabus: money the owner puts in is owed by the business back to the owner. That is why capital appears on the same side as liabilities — from the business's point of view, capital is a claim against it.
The accounting equation
$$\text{Assets} = \text{Capital} + \text{Liabilities}$$
| asset | something the business owns or is owed — premises, machinery, inventory, trade receivables, cash |
| liability | something the business owes to others — a bank loan, trade payables |
| capital | what the business owes to the owner |
The equation always balances, because every transaction changes two things in a way that keeps both sides equal.
It can be rearranged when the question asks for capital:
$$\text{Capital} = \text{Assets} - \text{Liabilities}$$
Drawings
Drawings are cash or goods taken out of the business by the owner for personal use.
Drawings are not an expense. This is the single most costly misunderstanding in the subject.
An expense is a cost of running the business — rent, wages, electricity — and it is deducted when calculating profit. Drawings are the owner taking back part of what the business owes them, so they are deducted from capital and never appear in the calculation of profit.
The full capital movement is:
$$\text{Closing capital} = \text{Opening capital} + \text{Profit} - \text{Drawings}$$
Vì sao có kế toán. Một doanh nghiệp ghi sổ kế toán để:
- ghi lại mọi giao dịch, để không bỏ sót và không tranh cãi được;
- tính lãi hoặc lỗ trong một kỳ;
- cho thấy tình hình tài chính — doanh nghiệp đang có gì và nợ gì tại một thời điểm;
- cung cấp thông tin để ra quyết định — cho chủ doanh nghiệp, cho người cho vay, cho nhà cung cấp, cho cơ quan thuế.
Ghi sổ và kế toán không phải một.
- Ghi sổ — ghi chép các giao dịch, ngày qua ngày, vào sổ sách;
- Kế toán — dùng những ghi chép đó để tổng hợp, phân tích và diễn giải: lập báo cáo tài chính và giải thích chúng nói lên điều gì.
Ghi sổ đi trước và là phần công việc thường lệ; kế toán là phần phán đoán dựng lên trên đó.
Nguyên tắc thực thể kinh doanh. Kế toán coi doanh nghiệp là một thực thể tách rời khỏi người chủ, ngay cả khi pháp luật không coi như vậy.
Điều này kéo theo một hệ quả xuyên suốt cả môn học: tiền chủ bỏ vào là khoản mà doanh nghiệp nợ lại người chủ. Đó là lý do vốn chủ sở hữu nằm cùng bên với nợ phải trả — đứng từ góc nhìn của doanh nghiệp, vốn chủ sở hữu chính là một khoản phải trả.
Phương trình kế toán.
$$\text{Tài sản} = \text{Vốn chủ sở hữu} + \text{Nợ phải trả}$$
- Tài sản — thứ doanh nghiệp sở hữu hoặc được người khác nợ: nhà xưởng, máy móc, hàng tồn kho, phải thu khách hàng, tiền mặt;
- Nợ phải trả — thứ doanh nghiệp nợ người khác: khoản vay ngân hàng, phải trả người bán;
- Vốn chủ sở hữu — thứ doanh nghiệp nợ người chủ.
Phương trình luôn cân bằng, vì mỗi giao dịch làm thay đổi hai khoản mục theo cách giữ cho hai vế bằng nhau.
Có thể biến đổi khi đề hỏi vốn chủ sở hữu:
$$\text{Vốn chủ sở hữu} = \text{Tài sản} - \text{Nợ phải trả}$$
Khoản chủ rút ra. Đây là tiền hoặc hàng hoá mà chủ doanh nghiệp lấy ra khỏi doanh nghiệp để dùng cho cá nhân.
Khoản chủ rút ra không phải chi phí. Đây là hiểu lầm tốn kém nhất của cả môn học.
Chi phí là khoản bỏ ra để vận hành doanh nghiệp — tiền thuê nhà, tiền lương, tiền điện — và nó được trừ khi tính lãi. Khoản chủ rút ra là việc chủ lấy lại một phần thứ doanh nghiệp đang nợ mình, nên nó được trừ vào vốn chủ sở hữu và không bao giờ xuất hiện trong phép tính lãi lỗ.
Toàn bộ biến động vốn chủ sở hữu là:
$$\text{Vốn cuối kỳ} = \text{Vốn đầu kỳ} + \text{Lãi} - \text{Khoản chủ rút ra}$$
Doanh nghiệp có tài sản $\$50\,000$ và nợ phải trả $\$18\,000$. (a) Tính vốn chủ sở hữu. (b) Nêu tác động của từng giao dịch sau lên phương trình: mua máy móc $\$6\,000$ trả bằng tiền mặt; mua hàng $\$4\,000$ chưa trả tiền; chủ rút $\$2\,000$ tiền mặt.
(a) Tính vốn chủ sở hữu.
Biến đổi phương trình kế toán:
$$\text{Vốn chủ sở hữu} = \text{Tài sản} - \text{Nợ phải trả} = 50\,000 - 18\,000 = \$32\,000$$
(b) Tác động của từng giao dịch.
Giao dịch một — mua máy móc $\$6\,000$ trả bằng tiền mặt.
Máy móc tăng $\$6\,000$ và tiền mặt giảm $\$6\,000$. Cả hai đều là tài sản.
Tổng tài sản không đổi: vẫn $\$50\,000$. Vốn chủ sở hữu và nợ phải trả cũng không đổi.
Đây là trường hợp đáng chú ý: một giao dịch chỉ đổi hình thái tài sản, biến tiền mặt thành máy móc, mà không làm doanh nghiệp giàu hơn hay nghèo đi.
Giao dịch hai — mua hàng $\$4\,000$ chưa trả tiền.
Hàng tồn kho tăng $\$4\,000$ (tài sản tăng), và phải trả người bán tăng $\$4\,000$ (nợ phải trả tăng).
Tài sản: $50\,000 + 4\,000 = \$54\,000$. Nợ phải trả: $18\,000 + 4\,000 = \$22\,000$.
Kiểm cân bằng: $54\,000 = 32\,000 + 22\,000$. Đúng.
Cả hai vế cùng tăng nên phương trình vẫn cân.
Giao dịch ba — chủ rút $\$2\,000$ tiền mặt.
Tiền mặt giảm $\$2\,000$ (tài sản giảm), và vốn chủ sở hữu giảm $\$2\,000$.
Tài sản: $54\,000 - 2\,000 = \$52\,000$. Vốn chủ sở hữu: $32\,000 - 2\,000 = \$30\,000$.
Kiểm cân bằng: $52\,000 = 30\,000 + 22\,000$. Đúng.
Điểm quan trọng nhất của giao dịch ba. Khoản chủ rút ra không phải chi phí, nên nó không đi vào phép tính lãi lỗ. Nó được trừ thẳng vào vốn chủ sở hữu.
Nếu xử lý nhầm nó thành chi phí, lãi sẽ bị báo thấp đi $\$2\,000$ — và mọi con số phía sau đều sai theo.
Giải thích vì sao vốn chủ sở hữu xuất hiện cùng vế với nợ phải trả trong phương trình kế toán, và nêu nguyên tắc kế toán đứng sau điều đó.
Nguyên tắc đứng sau: thực thể kinh doanh.
Kế toán coi doanh nghiệp là một thực thể tách rời khỏi người chủ, ngay cả khi về mặt pháp lý — với doanh nghiệp tư nhân — hai bên là một.
Nghĩa là mọi con số trong sổ sách được nhìn từ góc nhìn của doanh nghiệp, không phải từ góc nhìn của người chủ.
Hệ quả trực tiếp.
Khi chủ bỏ $\$32\,000$ vào doanh nghiệp, đứng từ phía doanh nghiệp, số tiền đó là thứ nó nhận được từ một người bên ngoài và sẽ phải trả lại cho người đó.
Nói cách khác, vốn chủ sở hữu là khoản doanh nghiệp nợ người chủ.
Vì sao nó cùng vế với nợ phải trả.
Nợ phải trả là thứ doanh nghiệp nợ người khác — ngân hàng, nhà cung cấp. Vốn chủ sở hữu là thứ doanh nghiệp nợ người chủ.
Cả hai đều là khoản doanh nghiệp phải trả; chỉ khác nhau ở chỗ trả cho ai. Vì thế chúng đứng cùng một vế.
Vế còn lại — tài sản — là toàn bộ thứ doanh nghiệp đang nắm giữ. Phương trình vì thế nói lên một điều rất đơn giản: mọi thứ doanh nghiệp đang có đều đến từ một trong hai nguồn — chủ bỏ vào, hoặc người ngoài cho vay.
$$\text{Tài sản} = \text{Vốn chủ sở hữu} + \text{Nợ phải trả}$$
Hai hệ quả thực tế của nguyên tắc thực thể kinh doanh.
Thứ nhất: chi phí cá nhân của chủ — tiền chợ, tiền học của con — không được ghi vào sổ doanh nghiệp, vì chúng không phải chi phí vận hành doanh nghiệp.
Thứ hai: khi chủ lấy tiền ra dùng riêng, đó là khoản chủ rút ra chứ không phải chi phí. Nó làm giảm khoản doanh nghiệp nợ chủ, tức giảm vốn chủ sở hữu — không đụng gì tới phép tính lãi.
Đọc xong rồi — làm thử ngay
Bài tập của chương Fundamentals of Accounting gồm 14 câu trắc nghiệm và 4 đề tự luận. Đáp án hiện ngay khi chọn, miễn phí.