Mục lục bài họcĐang ở d06-b1
The shape of a report and a formal letter
A report has three parts
- Purpose — one sentence saying what the report examines and what it will recommend. This report examines canteen queues and recommends two changes.
- Findings and analysis — the evidence, then what it means. Figures alone score little; figures interpreted score well.
- Recommendations — specific enough to act on: who does what, and when.
✗ Something should be done about the queues.
✓ The school should open a second serving point at 12:15.
Formal letters: the greeting decides the ending
- Name unknown → Dear Sir or Madam … Yours faithfully
- Name known → Dear Mr Nguyen … Yours sincerely
A letter of complaint states what went wrong, when it happened, and what you want done. Anger in the first line weakens the letter; a date and an order number strengthen it.
Impersonal tone
Reports usually avoid ‘I’ and ‘you’: The machine was found to break down frequently rather than I found it broke down a lot.
Báo cáo có ba phần
- Mục đích — một câu nói báo cáo xem xét cái gì và sẽ kiến nghị gì. This report examines canteen queues and recommends two changes.
- Phát hiện và phân tích — nêu bằng chứng, rồi nói bằng chứng ấy nghĩa là gì. Con số đứng trơ được rất ít điểm; con số có diễn giải mới được điểm.
- Kiến nghị — cụ thể tới mức làm được: ai làm gì, khi nào.
✗ Something should be done about the queues.
✓ The school should open a second serving point at 12:15.
Thư trang trọng: lời chào quyết định lời kết
- Không biết tên → Dear Sir or Madam … Yours faithfully
- Biết tên → Dear Mr Nguyen … Yours sincerely
Thư khiếu nại nêu chuyện gì hỏng, xảy ra khi nào, và muốn được giải quyết thế nào. Nổi giận ngay dòng đầu làm yếu lá thư; một ngày tháng và một mã đơn thì làm mạnh nó lên.
Giọng phi ngôi thứ
Báo cáo thường tránh ‘I’ và ‘you’: The machine was found to break down frequently thay vì I found it broke down a lot.
Viết lại thành kiến nghị dùng được trong báo cáo: (a) ‘The queues are really annoying.’ (b) ‘We recommend improvements of various kinds.’ (c) ‘The library is too noisy and something must change.’
(a) ‘Annoying’ là cảm giác, không hành động được. Cần biến thành số liệu cộng hành động: Pupils queued for an average of eleven minutes; the school should open a second serving point at 12:15.
(b) ‘Improvements of various kinds’ không nói được ai làm gì. Nêu đúng hai việc: We recommend, first, that opening hours be extended by thirty minutes, and second, that a second member of staff be assigned at peak times.
(c) Câu này gộp vấn đề và lời kêu gọi mà bỏ mất nguyên nhân. Báo cáo tốt tách ba nhịp: Noise levels rose after the study area was moved next to the entrance. This suggests the layout, not pupil behaviour, is the cause. The study area should be returned to the rear of the building. Nhờ tách như vậy mà kiến nghị mới có chỗ đứng.
Bẫy: nhầm cặp chào–kết. ‘Dear Sir or Madam … Yours sincerely’ là lỗi bị trừ ngay dù cả lá thư viết tốt. Nhớ theo cặp: không tên → faithfully, có tên → sincerely.
Mục đích ở câu đầu · bằng chứng rồi diễn giải · kiến nghị nói rõ ai làm gì khi nào · cặp chào–kết phải khớp.
Đọc xong rồi — làm thử ngay
Bài tập của chương Formal writing: reports, articles and speeches gồm 6 câu trắc nghiệm và 1 đề tự luận. Đáp án hiện ngay khi chọn, miễn phí.